EVALUATION FINALE DU PROGRAMME DE PAYS (CPD) ET DU PLAN DACTION (CPAP) DU PNUD 2007-2011

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Evaluation Plan:
2007-2011, Sao Tome and Principe
Evaluation Type:
Others
Planned End Date:
12/2011
Completion Date:
04/2012
Status:
Completed
Management Response:
Yes
Evaluation Budget(US $):
20,000

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Title EVALUATION FINALE DU PROGRAMME DE PAYS (CPD) ET DU PLAN DACTION (CPAP) DU PNUD 2007-2011
Atlas Project Number:
Evaluation Plan: 2007-2011, Sao Tome and Principe
Evaluation Type: Others
Status: Completed
Completion Date: 04/2012
Planned End Date: 12/2011
Management Response: Yes
Focus Area:
  • 1. Cross-cutting Development Issue
Corporate Outcome and Output (UNDP Strategic Plan 2014-2017)
  • 1. UNDP country programmes are clearly and explicitly linked with and in support of national development plans and priorities
Evaluation Budget(US $): 20,000
Source of Funding: 04000
Joint Programme: No
Joint Evaluation: No
Evaluation Team members:
Name Title Email Nationality
Cheikh Faye Team Leader
UNDP Team Leader
GEF Evaluation: No
Key Stakeholders: Ministère des Affaires Etrangère et Ministère du Plan et Finance
Countries: SAO TOME AND PRINCIPE
Comments: L'évaluation a été réalisée telle que prévue.
Lessons
Findings
Recommendations
1 Mettre place une approche programme (i) Détermination d?une finalité générale pour chaque programme ou composante de programme (ii) Formulation, en rapport avec la partie nationale, des projets qui concourent solidairement à cette finalité de programme ou de composante (iii) Au niveau du PNUD, mettre en place un cadre de mise en cohérence et de coordination des projets à l?intérieur du programme ou composante et désigner un responsable de programme chargé d?assurer la continuité de cette cohérence (ce cadre peut être simplifié si tous les projets du programme ou de la composante sont gérés par le même chargé de programme au PNUD) (iv) Au niveau de la partie nationale, mettre en place une interface commune entre les différentes agences d?exécution d?un programme ou d?une composante.
2 Renforcer l'évaluation i) Elaborer une matrice synthétisant les cycles spécifiques de tous les projets du Programme;(ii) Elaborer, sur la base de cette matrice, le planning d?ensemble des évaluations de projets; iii)Privilégier dans ce planning les évaluations groupées de sorte à avoir, pour ces exercices, des coûts qui ne soient pas exorbitants comparativement aux ressources des projets.
3 Rééquilibrer les stratégies de lutte contre la pauvreté:(i) Sensibilisation de la partie nationale sur l?intérêt de formuler des projets d?activités génératrices de revenus pour les populations pauvres (contribution à la croissance ; autonomisation économique des populations ; dépérissement progressif des logiques d?assistance vers les pauvres ; etc.) (ii) Mobilisation de ressources spécifiques pour financer les projets d?activités génératrices de revenus;(iii) Institution dans le programme des AGR d?un solide volet Renforcement de capacités (organisationnelles et de gestion de micro-activités) pour les bénéficiaires;(iv) En l?absence de structures financières décentralisées (SFD), organisation des bénéficiaires en Groupements d?Epargne et de Crédit (GEC) qui vont recevoir, gérer et réallouer les crédits remboursés par les bénéficiaires : un système de garantie compatible avec l?environnement socioéconomique sera institué (le cautionnement solidaire, par exemple).
4 Accompagner le développement de la microfinance en relation avec UNCDF et d?autres partenaires techniques et financiers(i) Incitation des Groupements d?Epargne et de Crédit à se constituer en réseaux, de district d?abord, au niveau national ensuite, pour servir de trame à l?émergence progressive de structures financières décentralisées;(ii) Plaidoyer auprès des institutions financières et des bailleurs de fonds pour la mise en place de lignes de crédit au sein des réseaux de GEC et des SFD par la suite;(iii) Assistance à l?élaboration d?un cadre réglementaire pour la microfinance.
5 Accroître les projets d'appui à la décentralisation : (i) Appuyer les collectivités locales et le Ministère chargé de la Décentralisation dans la formulation du programme pluriannuel d'appui aux collectivités locales;(ii) Arrêter chaque année un nombre de projets à financer dans ce programme;(iii) Evaluer chaque année, ne serait-ce que de manière sommaire et regroupée les impacts des projets et tirer des leçons de l?exécution passée;(iv) Partir des leçons apprises pour ajuster et améliorer l'exécution des projets de l'année suivante.
6 Mieux cibler la Société civile (i) Assistante logistique et renforcement de capacités de la Fédération des ONG;(ii) Appuyer la FONG dans la réalisation d?un diagnostic des ONG locales (si n?est déjà fait);(iii) Appuyer la FONG dans la gestion d?un appel à manifestations d?intérêt en direction des ONG locales pour l?éligibilité aux projets du Programme;(iv) Passer des conventions de financement avec les ONG retenues, assorties de cahiers de charges stricts qui feront l?objet d?un suivi tout aussi strict et rapproché;(v) Faire une part importante au renforcement de capacités selon des modalités opérationnelles et productives contrôlées, suivant le phasage suivant : (v.a) identification de besoins, (v.b) identification des changements et impacts que la satisfaction des besoins apportera à l?ONG, (v.c) renforcement de capacités par la formation directe ou les visites d?expériences, (v.d) mesure des changements et des impacts après un temps de mise à l?épreuve, (v.e) poursuite de l?expérience si les résultats sont concluants.
7 Appuyer la mise en place de groupes thématiques de coopération (i) Plaidoyer auprès des partenaires au développement pour l?organisation d?une rencontre consultative sur les spécialisations thématiques en matière de coopération avec STP ; le Gouvernement peut être représenté à cette rencontre comme observateur;(ii) Sortir de cette rencontre avec un projet de configuration des groupes thématiques, avec répartition des bailleurs potentiels, ne serait-ce qu?en première intention (iii) Plaidoyer pour une formalisation des groupes thématiques par document signés conjointement par les bailleurs et le Gouvernement (iv) Fonctionnement autonome de chaque groupe qui choisit régulièrement son chef de file, mais également réunions régulières de partage et mise en commun entre les chefs de file d?abord, entre les groupes eux-mêmes ensuite. (v) Mandats des groupes: (v.a) harmonisation de la coopération sur les thématiques du groupe, (v.b) rôle de cadre d?approche du gouvernement pour favoriser de sa part une meilleure appropriation des projets et programmes du groupe et l?accompagnement de leur mise en ?uvre.
8 Mobiliser un Expert Genre : (i) Appel à candidature pour un spécialiste des questions de genre;(ii) Recrutement d?un spécialiste du genre ou formation progressive;(iii) A défaut d?un recrutement nouveau, un membre du staff actuel ayant un profil de base adéquat (formation initiale en sciences sociales ou politiques) peut être formé à cet effet.
9 Clarifier les questions de prise en charge dans l?exécution des projets (i) Plaidoyer auprès des autres partenaires au développement dans le SNU et au-delà (ce problème ne peut être géré de manière non coordonnée entre les différents bailleurs de fonds) (ii) Organiser des sessions d?information sur les formes de rémunérations autorisées, leurs limites et modalités, en direction notamment des agences d?exécution et plus largement des administrations parties prenantes;(iii) Plaidoyer au plus haut point, au niveau du Gouvernement, pour que l?autorité de tutelle rappelle régulièrement aux cadres nationaux les règles des bailleurs de fonds en matière de rémunération sur les projets et programmes de coopération.
10 Renforcer les capacités de gestion des partenaires d?exécution (i) Finaliser le manuel de procédures inter-agences dont une version provisoire est déjà disponible (ii) Organiser des sessions de mise à niveau ciblées sur les contenus opérationnels du manuel, en direction des gestionnaires des agences d?exécution nationale;(iii) Organiser des sessions de formation ciblées en matière de passation de marché, en direction des gestionnaires des agences d?exécution nationale;(iv) Incorporer dans les formations ci-dessus des modules sur l?éthique et la gestion, en direction des gestionnaires des agences d?exécution nationale.
11 Améliorer l?appropriation (i) Organiser un forum sur l?appropriation nationale des projets et programmes de coopération, avec comme mandat de produire une stratégie d?amélioration de l?appropriation articulée sur deux axes, au moins : (i.a) ce que doit faire le gouvernement pour améliorer l?appropriation nationale, (i.b) ce que doivent faire les bailleurs pour faciliter l?appropriation nationale;(ii) Mettre en ?uvre la stratégie visée au point précédent qui pourrait comporter les éléments suivants: (ii.a) instituer des réunions trimestrielles ou semestrielles entre les groupes thématiques de bailleurs de fonds préconisés plus haut et les ministres concernés ; (ii.b) instituer un comité interministériel rattaché au Cabinet du Premier Ministre pour assurer le suivi et l?exécution des recommandations issues des rencontres périodes entre les groupes thématiques et les membres du Gouvernement(iii) Prendre les dispositions pertinentes pour obtenir des cadres nationaux à l?intérieur des structures techniques qu?ils accompagnent dûment l?exécution des projets et programmes, dans le respect des dispositions en vigueur entre l?Etat et les bailleurs en matière de rémunération des personnels.
12 Hâter la finalisation du dispositif de coordination de l?Aide et assurer sa pérennité :(i) Assurer un bon ancrage institutionnel du Projet en vue de sa pérennisation ;(ii) Prévoir des ressources de contrepartie pour une prise en charge graduelle du dispositif au fur et à mesure du dépérissement du projet.
1. Recommendation: Mettre place une approche programme (i) Détermination d?une finalité générale pour chaque programme ou composante de programme (ii) Formulation, en rapport avec la partie nationale, des projets qui concourent solidairement à cette finalité de programme ou de composante (iii) Au niveau du PNUD, mettre en place un cadre de mise en cohérence et de coordination des projets à l?intérieur du programme ou composante et désigner un responsable de programme chargé d?assurer la continuité de cette cohérence (ce cadre peut être simplifié si tous les projets du programme ou de la composante sont gérés par le même chargé de programme au PNUD) (iv) Au niveau de la partie nationale, mettre en place une interface commune entre les différentes agences d?exécution d?un programme ou d?une composante.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

 La finalité générale pour chaque composante du programme est déjà déterminée au niveau des trois Outcomes de notre CPD 2012-2016 et déclinée dans le Plan de Travail Intégré (IWP) de 2012 ;  Cette démarche a été entreprise pendant toute la phase de planification, formulation et approbation du CPD 2012-2016. Une large participation de la partie prenante a été possible parmi les cadres dirigeants et techniques des différents secteurs de l?Administration impliquées dans les quatre Outcomes de de l?UNDAF 2012-2016 ;  A noter que les OUTCOMES du CPD ont été fixés premièrement sur les deux seuls OUTCOMES de l?UNDAF 2007-2011 et, en deuxième lieu, sur ceux retenus pour le CPD 2007-2011, reportés dans les différents ROARs. Les IWPs correspondants ont dû répartir les différents projets dans un même OUTCOME. Ce cadre de mise en cohérence et de coordination des projets à l?intérieur du secteur Programme existe et peut être illustré dans un tableau de regroupage des Outcomes et de répartition des projets par Chargés de programme. Pour le CPD 2012-2016, il est désormais plus visible tant au niveau des trois Outcomes du Programme, de la répartition des projets qu'au niveau des composantes/outcomes de l'IWP et cette interface commune peut être traduite sous forme d?un Comité national qui a été mis en place pour la réalisation des OMDs), ainsi que celui (Composante Environnement et Développement Durable) ? le Comité national pour les Changements climatiques.

Key Actions:

2. Recommendation: Renforcer l'évaluation i) Elaborer une matrice synthétisant les cycles spécifiques de tous les projets du Programme;(ii) Elaborer, sur la base de cette matrice, le planning d?ensemble des évaluations de projets; iii)Privilégier dans ce planning les évaluations groupées de sorte à avoir, pour ces exercices, des coûts qui ne soient pas exorbitants comparativement aux ressources des projets.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

Les trois éléments de cette recommandation sont effectivement pris en compte dans (i) la matrice Plan d'action de l'UNDAF ; (ii) Le Plan d?évaluation établi pour le CPD 2012-2016 et qui en fait a déjà été approuvé par l?ERC. Le suivi de la mise en ?uvre de ce plan est prévu et son actualisation devra être assurée également dans la plateforme ERC pendant toute la durée du Programme 2012-2016. Le PNUD est en train de plaider pour la formulation d'une loi règlementaire de micro-finance et les actions AGR n'interviendront qu'après cette loi approuvée et ratifiée par les organes responsables (le Parlement et le Président de la République). Dans le cadre du CDP 2012-2016, il est prévu pour 2012 quelques actions niveau de la Banque Centrale pour la formulation de cette loi

Key Actions:

3. Recommendation: Rééquilibrer les stratégies de lutte contre la pauvreté:(i) Sensibilisation de la partie nationale sur l?intérêt de formuler des projets d?activités génératrices de revenus pour les populations pauvres (contribution à la croissance ; autonomisation économique des populations ; dépérissement progressif des logiques d?assistance vers les pauvres ; etc.) (ii) Mobilisation de ressources spécifiques pour financer les projets d?activités génératrices de revenus;(iii) Institution dans le programme des AGR d?un solide volet Renforcement de capacités (organisationnelles et de gestion de micro-activités) pour les bénéficiaires;(iv) En l?absence de structures financières décentralisées (SFD), organisation des bénéficiaires en Groupements d?Epargne et de Crédit (GEC) qui vont recevoir, gérer et réallouer les crédits remboursés par les bénéficiaires : un système de garantie compatible avec l?environnement socioéconomique sera institué (le cautionnement solidaire, par exemple).
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

Pour cette recommandation, les actions à prendre compte devront focaliser sur les éléments énoncées dans la recommandation antérieure. « Les trois éléments de cette recommandation sont effectivement pris en compte dans (i) la matrice Plan d'action de l'UNDAF ; (ii) Le Plan d?évaluation établi pour le CPD 2012-2016 et qui en fait a déjà été approuvé par l?ERC. Le suivi de la mise en ?uvre de ce plan est prévu et son actualisation devra être assurée également dans la plateforme ERC pendant toute la durée du Programme 2012-2016. Le PNUD est en train de plaider pour la formulation d'une loi règlementaire de micro-finance et les actions AGR n'interviendront qu'après cette loi approuvée et ratifiée par les organes responsables (le Parlement et le Président de la République). Dans le cadre du CDP 2012-2016, il est prévu pour 2012 quelques actions niveau de la Banque Centrale pour la formulation de cette loi ».

Key Actions:

4. Recommendation: Accompagner le développement de la microfinance en relation avec UNCDF et d?autres partenaires techniques et financiers(i) Incitation des Groupements d?Epargne et de Crédit à se constituer en réseaux, de district d?abord, au niveau national ensuite, pour servir de trame à l?émergence progressive de structures financières décentralisées;(ii) Plaidoyer auprès des institutions financières et des bailleurs de fonds pour la mise en place de lignes de crédit au sein des réseaux de GEC et des SFD par la suite;(iii) Assistance à l?élaboration d?un cadre réglementaire pour la microfinance.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

En termes d?appui aux collectivités locales et au processus de décentralisation, pour le CPD 2012-2016 il est prévu un appui dans la formulation du programme pluriannuel dans le domaine des trois volets du Programme de Fonds Global, pour deux ans (2012-2013) :SIDA/TB/Paludisme. Les actions recommandées dans les éléments 2 ; 3 et 4 pourront être prises en compte dans les années à venir.

Key Actions:

5. Recommendation: Accroître les projets d'appui à la décentralisation : (i) Appuyer les collectivités locales et le Ministère chargé de la Décentralisation dans la formulation du programme pluriannuel d'appui aux collectivités locales;(ii) Arrêter chaque année un nombre de projets à financer dans ce programme;(iii) Evaluer chaque année, ne serait-ce que de manière sommaire et regroupée les impacts des projets et tirer des leçons de l?exécution passée;(iv) Partir des leçons apprises pour ajuster et améliorer l'exécution des projets de l'année suivante.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

La cible Société Civile demeure toujours un élément de nos CPD. La Fédération des ONG a déjà été appuyée pendant notre CPD 2007-2011, dans les trois volets recommandés par l?évaluation. Pour le CPD 2012-2016 et plus particulièrement pendant l?année 2012, il est prévu, au niveau du GFATM un Diagnostic au niveau de tous les districts et la Région Autonome de Principe (RAP) et a un Plan de renforcement de capacités pour deux années. Un partenariat sur le plan participatif est également prévu au titre du CPD 2012-2016, dans le domaine des RNHDs et de la coordination/gestion de l?APD.

Key Actions:

6. Recommendation: Mieux cibler la Société civile (i) Assistante logistique et renforcement de capacités de la Fédération des ONG;(ii) Appuyer la FONG dans la réalisation d?un diagnostic des ONG locales (si n?est déjà fait);(iii) Appuyer la FONG dans la gestion d?un appel à manifestations d?intérêt en direction des ONG locales pour l?éligibilité aux projets du Programme;(iv) Passer des conventions de financement avec les ONG retenues, assorties de cahiers de charges stricts qui feront l?objet d?un suivi tout aussi strict et rapproché;(v) Faire une part importante au renforcement de capacités selon des modalités opérationnelles et productives contrôlées, suivant le phasage suivant : (v.a) identification de besoins, (v.b) identification des changements et impacts que la satisfaction des besoins apportera à l?ONG, (v.c) renforcement de capacités par la formation directe ou les visites d?expériences, (v.d) mesure des changements et des impacts après un temps de mise à l?épreuve, (v.e) poursuite de l?expérience si les résultats sont concluants.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

Le Bureau est en train de plaider pour la mise en place de quatre groupes thématiques dans le cadre de la formulation du Plan d?Actions Prioritaires du PRSP-II et du mécanisme de gestion et coordination de l'APD. Un comité de pilotage sera co-présidé par le Ministre des Affaires Etrangères et Communautés et le Représentant Résident du PNUD.

Key Actions:

7. Recommendation: Appuyer la mise en place de groupes thématiques de coopération (i) Plaidoyer auprès des partenaires au développement pour l?organisation d?une rencontre consultative sur les spécialisations thématiques en matière de coopération avec STP ; le Gouvernement peut être représenté à cette rencontre comme observateur;(ii) Sortir de cette rencontre avec un projet de configuration des groupes thématiques, avec répartition des bailleurs potentiels, ne serait-ce qu?en première intention (iii) Plaidoyer pour une formalisation des groupes thématiques par document signés conjointement par les bailleurs et le Gouvernement (iv) Fonctionnement autonome de chaque groupe qui choisit régulièrement son chef de file, mais également réunions régulières de partage et mise en commun entre les chefs de file d?abord, entre les groupes eux-mêmes ensuite. (v) Mandats des groupes: (v.a) harmonisation de la coopération sur les thématiques du groupe, (v.b) rôle de cadre d?approche du gouvernement pour favoriser de sa part une meilleure appropriation des projets et programmes du groupe et l?accompagnement de leur mise en ?uvre.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

Le bureau a pris en compte les trois éléments de la recommandation, mais réserve le droit, dû aux contraintes financières de poursuivre les actions de renforcement de capacités de son Point focal en Genre pour mener à bien les tâches prévues.

Key Actions:

8. Recommendation: Mobiliser un Expert Genre : (i) Appel à candidature pour un spécialiste des questions de genre;(ii) Recrutement d?un spécialiste du genre ou formation progressive;(iii) A défaut d?un recrutement nouveau, un membre du staff actuel ayant un profil de base adéquat (formation initiale en sciences sociales ou politiques) peut être formé à cet effet.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

Le bureau a pris en compte les éléments de la recommandation et prévoit, dans le cadre du CPD 2012-2016, pour l?année 2012 : (i) des sessions de sensibilisation aux partenaires nationaux sur les procédures HACT NIM/NGO; (ii) la diffusion et sessions de restitution du Manuel des procédures NIM/NGO aux partenaires nationaux. Les éléments 3 & 4 seront également pris en compte par le bureau pendant la période du CPD 2012-2016.

Key Actions:

9. Recommendation: Clarifier les questions de prise en charge dans l?exécution des projets (i) Plaidoyer auprès des autres partenaires au développement dans le SNU et au-delà (ce problème ne peut être géré de manière non coordonnée entre les différents bailleurs de fonds) (ii) Organiser des sessions d?information sur les formes de rémunérations autorisées, leurs limites et modalités, en direction notamment des agences d?exécution et plus largement des administrations parties prenantes;(iii) Plaidoyer au plus haut point, au niveau du Gouvernement, pour que l?autorité de tutelle rappelle régulièrement aux cadres nationaux les règles des bailleurs de fonds en matière de rémunération sur les projets et programmes de coopération.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

En fait, le bureau partage le même point de vue de l?évaluation et trouve qu?il est nécessaire clarifier les questions de prise en charge dans l?exécution des projets au niveau de la famille des Nations Unies, plus particulièrement de l?UNCT. Les trois éléments de la recommandation seront commandés en 2012 par le nouveau RC qui a d?ailleurs entamé un plaidoyer dès son arrivée.

Key Actions:

10. Recommendation: Renforcer les capacités de gestion des partenaires d?exécution (i) Finaliser le manuel de procédures inter-agences dont une version provisoire est déjà disponible (ii) Organiser des sessions de mise à niveau ciblées sur les contenus opérationnels du manuel, en direction des gestionnaires des agences d?exécution nationale;(iii) Organiser des sessions de formation ciblées en matière de passation de marché, en direction des gestionnaires des agences d?exécution nationale;(iv) Incorporer dans les formations ci-dessus des modules sur l?éthique et la gestion, en direction des gestionnaires des agences d?exécution nationale.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

En fait, la question d?appropriation nationale dans la mise en ?uvre des projets de développement, notamment quant aux aspects de rémunération des cadres y impliqués, constitue un des défis majeurs à surmonter par le bureau dans le développement des CPD.

Key Actions:

11. Recommendation: Améliorer l?appropriation (i) Organiser un forum sur l?appropriation nationale des projets et programmes de coopération, avec comme mandat de produire une stratégie d?amélioration de l?appropriation articulée sur deux axes, au moins : (i.a) ce que doit faire le gouvernement pour améliorer l?appropriation nationale, (i.b) ce que doivent faire les bailleurs pour faciliter l?appropriation nationale;(ii) Mettre en ?uvre la stratégie visée au point précédent qui pourrait comporter les éléments suivants: (ii.a) instituer des réunions trimestrielles ou semestrielles entre les groupes thématiques de bailleurs de fonds préconisés plus haut et les ministres concernés ; (ii.b) instituer un comité interministériel rattaché au Cabinet du Premier Ministre pour assurer le suivi et l?exécution des recommandations issues des rencontres périodes entre les groupes thématiques et les membres du Gouvernement(iii) Prendre les dispositions pertinentes pour obtenir des cadres nationaux à l?intérieur des structures techniques qu?ils accompagnent dûment l?exécution des projets et programmes, dans le respect des dispositions en vigueur entre l?Etat et les bailleurs en matière de rémunération des personnels.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

Quant aux points 1et 4, les démarches seront prises auprès du Gouvernement en la matière. Sur le point 2, les actions sont déjà en cours.

Key Actions:

12. Recommendation: Hâter la finalisation du dispositif de coordination de l?Aide et assurer sa pérennité :(i) Assurer un bon ancrage institutionnel du Projet en vue de sa pérennisation ;(ii) Prévoir des ressources de contrepartie pour une prise en charge graduelle du dispositif au fur et à mesure du dépérissement du projet.
Management Response: [Added: 2012/07/11] [Last Updated: 2012/08/06]

La mise en place d?un dispositif effectif de coordination de l?Aide et sa pérennité institutionnel est une action à développer au titre du projet d?Appui à la mise en ?uvre du CPD 2012-2016, pour laquelle les quatre secteurs publics impliqués ainsi que ceux de la société civile, représenté par la FONG y seront mobilisés.

Key Actions:

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