Fina Evaluation: Removing Barriers of Sustainability of the Protected Areas System of Costa Rica

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Evaluation Plan:
2013-2017, Costa Rica
Evaluation Type:
Final Project
Planned End Date:
02/2015
Completion Date:
03/2015
Status:
Completed
Management Response:
Yes
Evaluation Budget(US $):
35,000

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Title Fina Evaluation: Removing Barriers of Sustainability of the Protected Areas System of Costa Rica
Atlas Project Number: 00056040
Evaluation Plan: 2013-2017, Costa Rica
Evaluation Type: Final Project
Status: Completed
Completion Date: 03/2015
Planned End Date: 02/2015
Management Response: Yes
Focus Area:
  • 1. Others
Corporate Outcome and Output (UNDP Strategic Plan 2014-2017)
  • 1. Output 2.5. Legal and regulatory frameworks, policies and institutions enabled to ensure the conservation, sustainable use, and access and benefit sharing of natural resources, biodiversity and ecosystems, in line with international conventions and national
Evaluation Budget(US $): 35,000
Source of Funding: GEF
Joint Programme: No
Joint Evaluation: No
Evaluation Team members:
Name Title Email Nationality
Hernan Reyes Team Leader
Rommy Muñoz Team Member
GEF Evaluation: Yes
GEF Project Title:
Evaluation Type: Terminal Evaluation
Focal Area: Biodiversity
Project Type: FSP
GEF Phase: GEF-4
GEF Project ID: 2773
PIMS Number: 3423
Key Stakeholders:
Countries: COSTA RICA
Lessons
Findings
Recommendations
1 De diseño: ?En la formulación de nuevos proyectos se recomienda mejorar la precisión al plantear la manera en la que serán obtenidos los resultados pues las proyecciones para la obtención de los resultados y la metodología de trabajo presento dificultad de aplicación; ?Si bien el proyecto conto con un sistema de monitoreo y evaluación del proyecto estándar de todos los proyectos PNUD-GEF, es muy importante que a nivel de diseño se explicite un plan de seguimiento y evaluación del logro de las metas de los indicadores del proyecto. A falta de este instrumental adecuado durante la fase de diseño, la propuesta de cambio puede notarse con falta de explicitud, confusa y no precisa. ?El uso de los ?modelos lógicos?, puede apoyar el mejoramiento de la formulación de la ?Teoría de Cambio? de los proyectos. Temas no incluidos en el diseño original pueden resultar importantes para incrementar las capacidades institucionales por lo que una precisa adaptación del proyecto puede resultar oportuna. ?Una adecuada gestión del proyecto deberá proveer con suficiente anticipación la definición de la estrategia de salida del proyecto. La revisión o ajuste del proyecto durante los diferentes momentos de su ejecución puede facilitar su interpretación y gestión. ?Los proyectos con objetivos de transformaciones institucionales profundas al plantear el propósito deben considerar si durante el tiempo previsto este cambio puede ser logrado, con ello se logra una mejor comprensión de sus alcances y sobre la forma adecuada de interpretar los resultados finales. ?El diseño del proyecto involucraba muchos elementos de prospección ambiental y estaban involucrados demasiados elementos con respecto a la protección de las áreas protegidas y los mecanismos que facilitarían los procesos de implementación de las políticas públicas. Si bien es cierto para la época este proyecto era de los proyectos GEF más altos en cuanto al monto aportado por ellos, también consideraba una contraparte altísima. La complejidad del proyecto puso a prueba no sólo la capacidad de gestión de SINAC sino que también de la misma administración del estado costarricense y del mismo PNUD como administrador del Proyecto. Todos los involucrados aportaron a los resultados actuales, en especial a la frustración de no lograr alcanzar mejores estándares y todos asimismo requieren observar con atención la historia del mismo, en especial para entender que este proceso no termina hoy en día con el cierre del proyecto, sino más bien es necesario tomar medidas para que el impacto a futuro de los productos e incipientes cambios producidos permita efectivamente alcanzar los logros esperados. De no actuar en forma positiva, en unos años más inclusive los avances se pueden perder.
2 ?Los resultados de las entrevistas a los actores muestran que existen desconfianzas que se requieren superar entre los miembros del CAT y otros funcionarios importantes de SINAC y el oficial de Programas del PNUD en el País lo que no es beneficioso para ninguna de las partes por lo que se recomienda establecer un plan para fortalecer y desarrollar lazos interinstitucionales que permitan superar las desconfianzas promoviendo el intercambio de información de tal manera de ayudar efectivamente al proceso de cambio esperado en el SINAC y la institucionalidad ambiental en Costa Rica.
3 ?El CAT debiera tener un seguimiento al menos semanal del proceso de cierre del Proyecto de tal manera que apoye la labor de la UGP con criterios y recomendaciones que permitan avanzar efectivamente en este cometido y a su vez mejoren la desconfianza interna. El Coordinador de la UGP del Proyecto debe asegurar el cierre del proyecto con los productos financiados terminados. ?La UGP debiera concordar con el CAT un plan de difusión interna de los productos obtenidos por el Proyecto en SINAC Central y en las AC de tal manera de promover el conocimiento de los mismos, las posibilidades de uso como herramientas y las necesidades de trabajo posterior para seguir avanzando en el proceso de remover barreras. El Proyecto se creó para mejorar sustantivamente la capacidad de acción de SINAC y por tanto los productos generados por el Proyecto deben ser conocidos y comprendido su alcance internamente. ?La UGP debe entregar un informe exhaustivo del Proyecto que al menos contenga un análisis de la calidad de los productos alcanzados, un reporte del cierre de las actividades que muestre evidencia de que se realizaron las actividades de informes requeridos por PNUD, confirmación de aceptación de las contrapartidas por parte de PNUD, recepción de los bienes físicos del proyecto por parte de SINAC, cierre financiero, cierre operativo de acuerdo a las disposiciones legales del personal y todos los contratos y compromisos generados por el proyecto y una reflexión sobre recomendaciones y lecciones aprendidas de la gestión del mismo.
4 ?Consideramos que en estos momentos SINAC se encuentra en un punto de inflexión muy importante puesto que existen algunos productos desarrollados por el proyecto que mejoran las bases de desarrollo de SINAC, los que se suman a un proceso de cambio cultural interno favorable al cambio y a necesidades urgentes de acciones que demandan las AP. Este escenario indica que es necesario mostrar un liderazgo activo en asumir el proceso de cambio mostrando interna y externamente el valor de las actividades y acciones de SINAC. En la Capital, SINAC no es claro que exista un reconocimiento de su labor entre las instituciones gubernamentales y el sector privado, sin embargo en el entorno de las AC y a nivel local especialmente, SINAC es un actor reconocido y fundamental que inspira confianza, respeto y orgullo. Por tanto es imprescindible que la Dirección de SINAC constituya un equipo operativo de Gestión del Cambio que puede partir constituyéndose con miembros de SINAC que participaron en la UCT y otros funcionarios relevantes, que aproveche el gran compromiso que existe en el Personal de SINAC con su institución y genere los cambios requeridos. A partir de Abril el SINAC no contará con los productos y recursos del Proyecto y sus necesidades son crecientes por lo que no se puede esperar ni siquiera 5 años más antes de avanzar radicalmente en un proceso de cambio. ?La plataforma computacional de SINAC es de alto nivel, sin embargo, no se le ha sacado el suficiente provecho para que la misma le sirva a los funcionarios y también para que pueda servir de promoción y difusión de las actividades de SINAC. Recomendamos hacer una evaluación específica del plan de desarrollo informático para que sea más funcional a las necesidades de logro de SINAC. Está área en cualquier organización no dedicada a la informática es un área de soporte y debe ser funcional a los planes estratégicos y potenciar el desarrollo institucional. La gran inversión en hardware no se compadece con la limitada prestación de servicios que entrega. Los argumentos de velar por la seguridad son válidos pero no queda claro si sean relevantes cuando la utilidad institucional se remite a guardar archivos y a llevar la contabilidad como las más importantes tareas del área. ?La implementación de un modelo de evaluación del desempeño que le permita a la institución determinar la evolución y desenvolvimiento individual de los funcionarios, con el fin de establecer planes de acción viables dadas las capacidades de sus funcionarios y los objetivos institucionales. ?Con relación al tema de desarrollo de capacidades en el personal, el SINAC deberá: i.Visualizar la capacitación desde la problemática que representa el reemplazo de funcionarios, movilizados por los procesos de pensión ii.Materializar el programa de guarda parques; iii.Continuar los foros para fortalecer la participación ciudadana, en la toma de decisiones de la política de la ASP, iv.Reforzar los temas de vida silvestre y ASP marinas; v.Renovación de los equipos y recursos didácticos, vi.Involucrar otros sectores aparte de los funcionarios que trabajan en ASP; vii.Asegurar la sostenibilidad financiera del plan. ?La reforma de la estructura organizacional requiere de una mayor incidencia a lo interno del SINAC, a través de la gestión que permita lograr el convencimiento y convergencia sobre la importancia del tema en los funcionarios.
1. Recommendation: De diseño: ?En la formulación de nuevos proyectos se recomienda mejorar la precisión al plantear la manera en la que serán obtenidos los resultados pues las proyecciones para la obtención de los resultados y la metodología de trabajo presento dificultad de aplicación; ?Si bien el proyecto conto con un sistema de monitoreo y evaluación del proyecto estándar de todos los proyectos PNUD-GEF, es muy importante que a nivel de diseño se explicite un plan de seguimiento y evaluación del logro de las metas de los indicadores del proyecto. A falta de este instrumental adecuado durante la fase de diseño, la propuesta de cambio puede notarse con falta de explicitud, confusa y no precisa. ?El uso de los ?modelos lógicos?, puede apoyar el mejoramiento de la formulación de la ?Teoría de Cambio? de los proyectos. Temas no incluidos en el diseño original pueden resultar importantes para incrementar las capacidades institucionales por lo que una precisa adaptación del proyecto puede resultar oportuna. ?Una adecuada gestión del proyecto deberá proveer con suficiente anticipación la definición de la estrategia de salida del proyecto. La revisión o ajuste del proyecto durante los diferentes momentos de su ejecución puede facilitar su interpretación y gestión. ?Los proyectos con objetivos de transformaciones institucionales profundas al plantear el propósito deben considerar si durante el tiempo previsto este cambio puede ser logrado, con ello se logra una mejor comprensión de sus alcances y sobre la forma adecuada de interpretar los resultados finales. ?El diseño del proyecto involucraba muchos elementos de prospección ambiental y estaban involucrados demasiados elementos con respecto a la protección de las áreas protegidas y los mecanismos que facilitarían los procesos de implementación de las políticas públicas. Si bien es cierto para la época este proyecto era de los proyectos GEF más altos en cuanto al monto aportado por ellos, también consideraba una contraparte altísima. La complejidad del proyecto puso a prueba no sólo la capacidad de gestión de SINAC sino que también de la misma administración del estado costarricense y del mismo PNUD como administrador del Proyecto. Todos los involucrados aportaron a los resultados actuales, en especial a la frustración de no lograr alcanzar mejores estándares y todos asimismo requieren observar con atención la historia del mismo, en especial para entender que este proceso no termina hoy en día con el cierre del proyecto, sino más bien es necesario tomar medidas para que el impacto a futuro de los productos e incipientes cambios producidos permita efectivamente alcanzar los logros esperados. De no actuar en forma positiva, en unos años más inclusive los avances se pueden perder.
Management Response: [Added: 2015/10/31]

Si bien este proyecto fue diseñado hace bastante tiempo (2008-2009), la oficina tomará en cuenta las recomendaciones para poder mejorar aun más en el proceso de diseño de proyectos. Es importante notar que muchas de estas recomendaciones ya no aplican.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Revisar si las recomendaciones de diseño aportan algo novedoso que permita mejorar el actual proceso de diseño de proyectos
[Added: 2015/10/31] [Last Updated: 2018/11/07]
Coordinacion de Programas, Oficial de Programas y Punto Focal de M&E PNUD 2015/07 Completed History
2. Recommendation: ?Los resultados de las entrevistas a los actores muestran que existen desconfianzas que se requieren superar entre los miembros del CAT y otros funcionarios importantes de SINAC y el oficial de Programas del PNUD en el País lo que no es beneficioso para ninguna de las partes por lo que se recomienda establecer un plan para fortalecer y desarrollar lazos interinstitucionales que permitan superar las desconfianzas promoviendo el intercambio de información de tal manera de ayudar efectivamente al proceso de cambio esperado en el SINAC y la institucionalidad ambiental en Costa Rica.
Management Response: [Added: 2015/10/31]

A partir del cambio de gobierno, y de la incorporación de una nueva jefatura en el SINAC, se han venido fortaleciendo las relaciones entre el SINAC y el PNUD, sobre todo de cara a nuevas iniciativas conjuntas en implementación.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Reuniones periodicas y mejoramiento general de las líneas de comunicación SINAC-PNUD
[Added: 2015/10/31] [Last Updated: 2018/11/07]
Coordinacion de Programas, oficial de progrmas 2015/10 Completed History
3. Recommendation: ?El CAT debiera tener un seguimiento al menos semanal del proceso de cierre del Proyecto de tal manera que apoye la labor de la UGP con criterios y recomendaciones que permitan avanzar efectivamente en este cometido y a su vez mejoren la desconfianza interna. El Coordinador de la UGP del Proyecto debe asegurar el cierre del proyecto con los productos financiados terminados. ?La UGP debiera concordar con el CAT un plan de difusión interna de los productos obtenidos por el Proyecto en SINAC Central y en las AC de tal manera de promover el conocimiento de los mismos, las posibilidades de uso como herramientas y las necesidades de trabajo posterior para seguir avanzando en el proceso de remover barreras. El Proyecto se creó para mejorar sustantivamente la capacidad de acción de SINAC y por tanto los productos generados por el Proyecto deben ser conocidos y comprendido su alcance internamente. ?La UGP debe entregar un informe exhaustivo del Proyecto que al menos contenga un análisis de la calidad de los productos alcanzados, un reporte del cierre de las actividades que muestre evidencia de que se realizaron las actividades de informes requeridos por PNUD, confirmación de aceptación de las contrapartidas por parte de PNUD, recepción de los bienes físicos del proyecto por parte de SINAC, cierre financiero, cierre operativo de acuerdo a las disposiciones legales del personal y todos los contratos y compromisos generados por el proyecto y una reflexión sobre recomendaciones y lecciones aprendidas de la gestión del mismo.
Management Response: [Added: 2015/10/31]

Se propone la ampliacion de los contratos de la UGP con la finalidad de poder cerrar apropiadamente el proyecto, y que tanto PNUD como SINAC cuenten con informacion sobre el estado en el que dejan las acciones impulsadas por el proyecto como las medidas para su sostenibilidad.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Apoyar a la UGP para garantizar el cierre exitoso del proyecto
[Added: 2015/10/31]
Coordinacion de programas, oficial de programas, punto focla M&E 2015/05 Completed
4. Recommendation: ?Consideramos que en estos momentos SINAC se encuentra en un punto de inflexión muy importante puesto que existen algunos productos desarrollados por el proyecto que mejoran las bases de desarrollo de SINAC, los que se suman a un proceso de cambio cultural interno favorable al cambio y a necesidades urgentes de acciones que demandan las AP. Este escenario indica que es necesario mostrar un liderazgo activo en asumir el proceso de cambio mostrando interna y externamente el valor de las actividades y acciones de SINAC. En la Capital, SINAC no es claro que exista un reconocimiento de su labor entre las instituciones gubernamentales y el sector privado, sin embargo en el entorno de las AC y a nivel local especialmente, SINAC es un actor reconocido y fundamental que inspira confianza, respeto y orgullo. Por tanto es imprescindible que la Dirección de SINAC constituya un equipo operativo de Gestión del Cambio que puede partir constituyéndose con miembros de SINAC que participaron en la UCT y otros funcionarios relevantes, que aproveche el gran compromiso que existe en el Personal de SINAC con su institución y genere los cambios requeridos. A partir de Abril el SINAC no contará con los productos y recursos del Proyecto y sus necesidades son crecientes por lo que no se puede esperar ni siquiera 5 años más antes de avanzar radicalmente en un proceso de cambio. ?La plataforma computacional de SINAC es de alto nivel, sin embargo, no se le ha sacado el suficiente provecho para que la misma le sirva a los funcionarios y también para que pueda servir de promoción y difusión de las actividades de SINAC. Recomendamos hacer una evaluación específica del plan de desarrollo informático para que sea más funcional a las necesidades de logro de SINAC. Está área en cualquier organización no dedicada a la informática es un área de soporte y debe ser funcional a los planes estratégicos y potenciar el desarrollo institucional. La gran inversión en hardware no se compadece con la limitada prestación de servicios que entrega. Los argumentos de velar por la seguridad son válidos pero no queda claro si sean relevantes cuando la utilidad institucional se remite a guardar archivos y a llevar la contabilidad como las más importantes tareas del área. ?La implementación de un modelo de evaluación del desempeño que le permita a la institución determinar la evolución y desenvolvimiento individual de los funcionarios, con el fin de establecer planes de acción viables dadas las capacidades de sus funcionarios y los objetivos institucionales. ?Con relación al tema de desarrollo de capacidades en el personal, el SINAC deberá: i.Visualizar la capacitación desde la problemática que representa el reemplazo de funcionarios, movilizados por los procesos de pensión ii.Materializar el programa de guarda parques; iii.Continuar los foros para fortalecer la participación ciudadana, en la toma de decisiones de la política de la ASP, iv.Reforzar los temas de vida silvestre y ASP marinas; v.Renovación de los equipos y recursos didácticos, vi.Involucrar otros sectores aparte de los funcionarios que trabajan en ASP; vii.Asegurar la sostenibilidad financiera del plan. ?La reforma de la estructura organizacional requiere de una mayor incidencia a lo interno del SINAC, a través de la gestión que permita lograr el convencimiento y convergencia sobre la importancia del tema en los funcionarios.
Management Response: [Added: 2015/10/31]

El PNUD se mantendrá a disposicion del SINAc para garantizar la sostenibilidad de los logros del proyecto. Sin embargo, el PNUD es consciuente que hay nudos institucionales que no se pueden resolver facilmente, y que muchas de las acciones recaen exclusivamente el el SINAC y en su personal tecnico.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Ofrecer apoyo al SINAC para que se puedan sostener los logros del proyecto en el tiempo
[Added: 2015/10/31] [Last Updated: 2018/11/07]
Coordinacion de porgramas, oficial de programas PNUD 2015/10 Completed History

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