GEF Mid-term evaluation Adaptation to Climate Changes

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Evaluation Plan:
2013-2016, Haiti
Evaluation Type:
Mid Term Project
Planned End Date:
12/2013
Completion Date:
01/2014
Status:
Completed
Management Response:
Yes
Evaluation Budget(US $):
24,791

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Title GEF Mid-term evaluation Adaptation to Climate Changes
Atlas Project Number:
Evaluation Plan: 2013-2016, Haiti
Evaluation Type: Mid Term Project
Status: Completed
Completion Date: 01/2014
Planned End Date: 12/2013
Management Response: Yes
Focus Area:
  • 1. Others
Corporate Outcome and Output (UNDP Strategic Plan 2014-2017)
  • 1. Output 1.4. Scaled up action on climate change adaptation and mitigation across sectors which is funded and implemented
Evaluation Budget(US $): 24,791
Source of Funding:
Joint Programme: No
Joint Evaluation: No
Evaluation Team members:
Name Title Email Nationality
Alexandre BORDE
GEF Evaluation: Yes
Evaluation Type:
Focal Area: Climate Change
Project Type: FSP
GEF Phase: GEF-5
PIMS Number: 3971
Key Stakeholders: Minitère de l'Environnement
Countries: HAITI
Lessons
Findings
Recommendations
1

Poursuivre les efforts en termes d'activités de terrain. Les communautés côtières ont plus que jamais besoins d'actions concrètes pour face à l'urgencede la situation. Les sites pilotes considérés dans le projet ont un double rôle : ils garantissent une amélioration de la sécurité alimentaire et de l'approvisionnement en eau au sein des sites eux-mêmes, mais ils servent aussi de vitrines pour le reste du pays. La mise en valeur de leurs effets bénéfiques est donc nécessaire pour encourager le développement de ces actions à l'échelle nationale.

2

Planifier la suite Il faut d'ores et déjà préparer la suite du projet. Pour cela, une stratégie de capitalisation des résultats obtenus est à prévoir. Il faut aussi envisager la pérennisation des actions mises en place et la généralisation des stratégies définies sur les deux sites pilote à d'autres zones côtières.

3

Ajuster la période du projet. Suite à l'arrivée récente d'une nouvelle équipe de gestion du projet, le projet a pris un peu de retard dans la mise en place des activités. La date de fin du projet doit donc être redéfinie en fonction de l'avancement des activités. Il est recommandé une extension de 12 mois du projet

4

Renforcer la présence sur le terrain. Les contacts entre les bénéficiaires et les différents partenaires doivent être renforcés. Des visites de terrain régulières sont donc à prévoir pour mieux rendre compte de l'avancement des travaux. Des dialogues renforcés avec les populations locales permettraient une meilleure acceptation des projets par ces dernières. Ce serait un moyen efficace pour lever les blocages des communautés locales déjà observés. D'autre part, l'équipe de coordination du projet ne peut se passer de visites de terrain pour se rendre compte par elle-même de l'état d'avancement du projet. Cela donne plus de poids à ses décisions puisqu'elles sont fondées sur ses propres observations. Par ailleurs, il est aussi recommandé d'organiser des visites de terrain avec les parlementaires, notamment ceux des circonscriptions concernées par le projet.

5

Etant donné qu'il s'agit du premier projet réalisé dans le cadre du PANA de 2006, il convient de le mettre mieux en valeur. Il peut par exemple être nommé PANA 1 « zones côtières ». Il faut d'ores et déjà anticiper les moyens de diffusion des résultats du projet envisagés dans la composante

6

Renforcer le système de suivi et d'évaluation. Le système de suivi évaluation basé sur les résultats ne donne pas encore d'indicateur permettant de chiffrer les réalisations, d'où l'importance de renforcer le système de suivi évaluation à l'aide d'un tableau de S&E. Ce dernier est nécessaire afin d'adapter les directives à adopter dans la suite du projet à son état d'avancement

7

Bureau de passage dans le sud et sud-est Il peut être utile de prévoir un bureau de passage de l'équipe de gestion de projet dans le sud-est ainsi que dans le sud du pays. Cela renforcera le dialogue entre le MDE et l'équipe de gestion du projet et cette dernière gagnera en efficacité

8

Améliorer la gestion centrale du projet Le rôle du comité de pilotage doit être renforcé et il doit occuper une place centrale au sein des différents partenariats. Les discussions entre les différents partenaires doivent être favorisées afin de renforcer la cohésion de tous les intervenants du projet. Sans cohésion, il n'y a pas de volonté commune d'assurer le bon fonctionnement du projet

9

Capitaliser les résultats obtenus Les premiers résultats des mesures entreprises dans le cadre du projet sont clairement visibles. Par conséquent il est nécessaire de les mettre en valeur. Ainsi, un colloque national de capitalisation des acquis peut être organisé à Jacmel pour discuter sur les résultats obtenus dans la première zone pilote. De manière plus générale, des efforts en termes de communication sont à fournir pour faire prendre conscience des enjeux que représente un tel projet

10

Renforcer le rôle du comité de pilotage du projet Le comité de pilotage du projet se réunit actuellement tous les ans. Il est nécessaire qu'il apporte un soutien plus régulier à l'équipe de gestion de projet. Des réunions semestrielles, voire trimestrielles, seraient bénéfiques à ce sujet. Un co-président venant d'une institution gouvernementale transversale hors du MDE peut être désigné

11

Préparer une stratégie de pérennisation du projet et d'extension géographique des mesures entreprises Le besoin de l'adaptation est sans cesse croissant au-delà des zones pilotes et les risques liés au changement climatique sont de plus en plus menaçants. Par conséquent il est nécessaire d'établir une stratégie à long terme de pérennisation des actions au-delà de la date de fin du projet. Les besoins d'adaptation doivent être identifiés sur toute la côte, en lien avec le PPRC

12

De la poursuite de l'intervention Le constat a été fait que les besoins d'adaptation et les attentes des populations villageoises sont grandes, et s'amplifient. Sans surprise, il est donc recommandé de poursuivre les efforts de mise en oeuvre des activités de terrain

13

Regarder au-delà de la période de cinq ans du projet S'il est important que le projet puisse être mis en oeuvre de façon effective pendant cinq ans, en prenant comme date de démarrage la date de début des opérations, il est fortement recommandé de préparer d'ores et déjà une stratégie de pérennisation et d'extension géographique des activités. Cela peut se faire dès maintenant en identifiant les zones concernées où des projets semblables pourraient être mis en place. Il est possible d'ouvrir les réunions liées au projet aux acteurs qui seront concernés par l'extension géographique du projet. Ils se familiarisent ainsi aux enjeux que représentent de telles activités, et l'extension géographique du projet n'en sera que plus rapide.

14

De l'urgence de renforcer le système de suivi-évaluation Partant du constat que le système de suivi évaluation basé sur les résultats ne donne pas encore d'indicateurs permettant de chiffrer les réalisations, il est conseillé de renforcer le système de suivi-évaluation en mettant en place un système informatisé axé sur les résultats (documentation systématique des processus, des effets et des impacts), mais aussi en renforcer les acteurs locaux sur ce thème.

15

Du besoin de mieux anticiper les flux de trésorerie provenant des cofinancements Les ressources budgétées dans le document de projet sont débloquées de façon parcellaire. Il est donc important de travailler avec les partenaires financiers locaux et nationaux du projet à une meilleure visibilité de l'allocation de ces ressources et à la pérennisation des financements.

16

Renforcement de la structure et de la mise en place du projet Le rôle du PNUD est significatif en tant que garant de la cohésion entre les parties prenantes du projet. Il est conseillé de capitaliser sur l'expérience de la première phase du projet et d'accroitre la dynamique lors de la deuxième phase du projet. Il faut profiter du dynamisme découlant du changement d'équipe de gestion du projet pour mettre en place un nouveau système de suivi évaluation

17

Profiter des synergies avec les autres projets Le projet doit s'intégrer de manière cohérente parmi les autres projets et des synergies peuvent émaner des différents projets. Il est nécessaire d'anticiper tout particulièrement le développement des autres projets de lutte contre les changements climatiques pour en tirer à terme des bénéfices.

1. Recommendation:

Poursuivre les efforts en termes d'activités de terrain. Les communautés côtières ont plus que jamais besoins d'actions concrètes pour face à l'urgencede la situation. Les sites pilotes considérés dans le projet ont un double rôle : ils garantissent une amélioration de la sécurité alimentaire et de l'approvisionnement en eau au sein des sites eux-mêmes, mais ils servent aussi de vitrines pour le reste du pays. La mise en valeur de leurs effets bénéfiques est donc nécessaire pour encourager le développement de ces actions à l'échelle nationale.

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
1.1 sensibilisation des cadres et décideurs
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2016/10 Completed Formation pour le MEF a été réalisée
1.2 Organisation de colloque
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2014/10 Completed Colloque a été réalisé a Jacmel, sud-est sous le leadership du MDE
2. Recommendation:

Planifier la suite Il faut d'ores et déjà préparer la suite du projet. Pour cela, une stratégie de capitalisation des résultats obtenus est à prévoir. Il faut aussi envisager la pérennisation des actions mises en place et la généralisation des stratégies définies sur les deux sites pilote à d'autres zones côtières.

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
2.1 Amélioration du système de S&E (collecte d’information)
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2013/12 Completed Approche RBM utilisée pour tous les projets pilotes
2.2 Formalisation d’une stratégie de capitalisation
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2015/12 Completed Rapport de capitalisation finalise et distribué.
3. Recommendation:

Ajuster la période du projet. Suite à l'arrivée récente d'une nouvelle équipe de gestion du projet, le projet a pris un peu de retard dans la mise en place des activités. La date de fin du projet doit donc être redéfinie en fonction de l'avancement des activités. Il est recommandé une extension de 12 mois du projet

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
3.1 Réalisation de la revue à mi-parcours
[Added: 2019/01/22]
Programme ET Equipe de mise en œuvre du projet 2014/02 Completed Retard dans la finalisation du rapport par le consultant
3.2 Elaboration des mesures de réponse aux recommandations de la revue
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2014/03 Completed Ceci a été fait au sein du projet de concert avec le coordonnateur du projet
3.3. Demande d’extension sans cout additionnels au FEM appuyée par document élaboré
[Added: 2019/01/22]
Programme 2014/04 Completed Le projet a été prolongé jusqu’à Octobre 2016
4. Recommendation:

Renforcer la présence sur le terrain. Les contacts entre les bénéficiaires et les différents partenaires doivent être renforcés. Des visites de terrain régulières sont donc à prévoir pour mieux rendre compte de l'avancement des travaux. Des dialogues renforcés avec les populations locales permettraient une meilleure acceptation des projets par ces dernières. Ce serait un moyen efficace pour lever les blocages des communautés locales déjà observés. D'autre part, l'équipe de coordination du projet ne peut se passer de visites de terrain pour se rendre compte par elle-même de l'état d'avancement du projet. Cela donne plus de poids à ses décisions puisqu'elles sont fondées sur ses propres observations. Par ailleurs, il est aussi recommandé d'organiser des visites de terrain avec les parlementaires, notamment ceux des circonscriptions concernées par le projet.

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
4.1 Développement de nouveau projets dans le Sud
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet ET partenaire d’exécution 2016/06 Completed Les partenaires sont en confiance et collaborent parfaitement avec notre équipe
4.2 Développement de nouveaux partenariats dans Sud, Sud-Est
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet ET partenaire d’exécution 2016/06 Completed Les partenaires sont en confiance et collaborent parfaitement avec notre équipe
5. Recommendation:

Etant donné qu'il s'agit du premier projet réalisé dans le cadre du PANA de 2006, il convient de le mettre mieux en valeur. Il peut par exemple être nommé PANA 1 « zones côtières ». Il faut d'ores et déjà anticiper les moyens de diffusion des résultats du projet envisagés dans la composante

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
5.1 Campagne de communication (brochures, chansons, maillots, banderoles) logo, slogans + panneau de visibilité sur site des projets
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2016/10 Completed Plan de communication mis à jour chaque année
5.2 Développement d’outils de communication (site internet, dépliants, posters, flyers)
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2016/10 Completed Outils déjà élaborés et utilisés
6. Recommendation:

Renforcer le système de suivi et d'évaluation. Le système de suivi évaluation basé sur les résultats ne donne pas encore d'indicateur permettant de chiffrer les réalisations, d'où l'importance de renforcer le système de suivi évaluation à l'aide d'un tableau de S&E. Ce dernier est nécessaire afin d'adapter les directives à adopter dans la suite du projet à son état d'avancement

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
6.1 Nouveaux outils mis en place par la nouvelle équipe pour améliorer le Suivi et Evaluation : 1 Fiche de projet 2 Fiche d’activités 3 Formulaire de suivi 4 Rapport de mission 5 Tableau de bord
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2016/10 Completed Outils en place et utilisés pendant toute la durée du projet.
7. Recommendation:

Bureau de passage dans le sud et sud-est Il peut être utile de prévoir un bureau de passage de l'équipe de gestion de projet dans le sud-est ainsi que dans le sud du pays. Cela renforcera le dialogue entre le MDE et l'équipe de gestion du projet et cette dernière gagnera en efficacité

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
7.1. Bureau de passage dans le sud (PNUD) et sud-est (DDE)
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet ET partenaire d’exécution 2016/06 Completed Les partenaires sont en confiance et collaborent parfaitement avec l’équipe du projet
8. Recommendation:

Améliorer la gestion centrale du projet Le rôle du comité de pilotage doit être renforcé et il doit occuper une place centrale au sein des différents partenariats. Les discussions entre les différents partenaires doivent être favorisées afin de renforcer la cohésion de tous les intervenants du projet. Sans cohésion, il n'y a pas de volonté commune d'assurer le bon fonctionnement du projet

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
8.1 Mise en place nouvelle équipe mise en œuvre
[Added: 2019/01/22]
PNUD/MDE 2013/10 Completed Une nouvelle équipe a été mise en place en octobre 2013
8.2 Installation/formation continu nouvelle équipe
[Added: 2019/01/22]
PNUD/MDE 2013/10 Completed A été fait tout au long du projet - Clôture du projet –réduction du staff pour phase de clôture. Le staff admin. sera démobilisé le 31 décembre 2016.
9. Recommendation:

Capitaliser les résultats obtenus Les premiers résultats des mesures entreprises dans le cadre du projet sont clairement visibles. Par conséquent il est nécessaire de les mettre en valeur. Ainsi, un colloque national de capitalisation des acquis peut être organisé à Jacmel pour discuter sur les résultats obtenus dans la première zone pilote. De manière plus générale, des efforts en termes de communication sont à fournir pour faire prendre conscience des enjeux que représente un tel projet

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
9.1. Application de la stratégie (capitalisation, leçons apprises)
[Added: 2019/01/22]
Equipe de mise en œuvre du projet 2016/06 Completed Ancrage institutionnel et passerelle de synergie effective avec d’autres programmes et institutions pour la durabilité.
10. Recommendation:

Renforcer le rôle du comité de pilotage du projet Le comité de pilotage du projet se réunit actuellement tous les ans. Il est nécessaire qu'il apporte un soutien plus régulier à l'équipe de gestion de projet. Des réunions semestrielles, voire trimestrielles, seraient bénéfiques à ce sujet. Un co-président venant d'une institution gouvernementale transversale hors du MDE peut être désigné

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
10.1 Augmentation de la fréquence des réunions du comité
[Added: 2019/01/22]
PNUD/MDE/Comite de pilotage 2016/10 Completed 2 réunions prévues par an: Avril et Novembre. la dernière réunion s’est tenue le 31 Aout 2016
10.2 Resserrer les liens de travail et collaboration avec membres du comité, membres des différents ministères
[Added: 2019/01/22]
PNUD/MDE/Comite de pilotage 2016/10 Completed Communiquer les rapports avec les membres du CdP. Implication du CdP en tant que Groupe de référence pour l’evaluation finale du projet
11. Recommendation:

Préparer une stratégie de pérennisation du projet et d'extension géographique des mesures entreprises Le besoin de l'adaptation est sans cesse croissant au-delà des zones pilotes et les risques liés au changement climatique sont de plus en plus menaçants. Par conséquent il est nécessaire d'établir une stratégie à long terme de pérennisation des actions au-delà de la date de fin du projet. Les besoins d'adaptation doivent être identifiés sur toute la côte, en lien avec le PPRC

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
11.1 Intégration de l’équipe de mise en œuvre au sein du MDE = renforcement de capacités et collaboration amélioré
[Added: 2019/01/22]
PNUD/MDE 2016/10 Completed Activités réalisées par les directions du MDE
11.2 Approfondissement de l’ancrage institutionnel du projet (sensibilisation et formation de cadres de différents ministères)
[Added: 2019/01/22]
PNUD/MDE 2016/10 Completed Avec les structures centrale et déconcentrées du MDE travailler avec les autres programmes et autres institutions pour favoriser un meilleur ancrage.
12. Recommendation:

De la poursuite de l'intervention Le constat a été fait que les besoins d'adaptation et les attentes des populations villageoises sont grandes, et s'amplifient. Sans surprise, il est donc recommandé de poursuivre les efforts de mise en oeuvre des activités de terrain

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
12.1. Poursuivre les activités de terrain dans le sud-est
[Added: 2019/01/22]
MDE-PNUD 2016/06 Completed Activités réalisées par la DDE-SUD’EST
12.2 appuyer la direction départementale du Sud dans le lancement de projets pilotes
[Added: 2019/01/22]
MDE-PNUD 2016/06 Completed Activités réalisées par la DDE-SUD
13. Recommendation:

Regarder au-delà de la période de cinq ans du projet S'il est important que le projet puisse être mis en oeuvre de façon effective pendant cinq ans, en prenant comme date de démarrage la date de début des opérations, il est fortement recommandé de préparer d'ores et déjà une stratégie de pérennisation et d'extension géographique des activités. Cela peut se faire dès maintenant en identifiant les zones concernées où des projets semblables pourraient être mis en place. Il est possible d'ouvrir les réunions liées au projet aux acteurs qui seront concernés par l'extension géographique du projet. Ils se familiarisent ainsi aux enjeux que représentent de telles activités, et l'extension géographique du projet n'en sera que plus rapide.

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
13.1 Appuyer la direction départementale du Sud dans le lancement de projets pilotes
[Added: 2019/01/22]
MDE-PNUD 2016/06 Completed Activités réalisées par la DDE-SUD
14. Recommendation:

De l'urgence de renforcer le système de suivi-évaluation Partant du constat que le système de suivi évaluation basé sur les résultats ne donne pas encore d'indicateurs permettant de chiffrer les réalisations, il est conseillé de renforcer le système de suivi-évaluation en mettant en place un système informatisé axé sur les résultats (documentation systématique des processus, des effets et des impacts), mais aussi en renforcer les acteurs locaux sur ce thème.

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
14.1. Mettre en place un tableau de bord
[Added: 2019/01/22]
PNUD et MDE 2016/06 Completed Suivi transparent des données et de l’évolution du projet
14.2. Alimenter systématiquement la base de documentation et le website du ministère
[Added: 2019/01/22]
PNUD et MDE 2016/06 Completed Suivi transparent des données et de l’évolution du projet
15. Recommendation:

Du besoin de mieux anticiper les flux de trésorerie provenant des cofinancements Les ressources budgétées dans le document de projet sont débloquées de façon parcellaire. Il est donc important de travailler avec les partenaires financiers locaux et nationaux du projet à une meilleure visibilité de l'allocation de ces ressources et à la pérennisation des financements.

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
15.1. Développer un tableau de bord du budget et des dépenses
[Added: 2019/01/22]
PNUD, MDE, MEF 2016/06 Completed A permis de suivre l’allocation des ressources
16. Recommendation:

Renforcement de la structure et de la mise en place du projet Le rôle du PNUD est significatif en tant que garant de la cohésion entre les parties prenantes du projet. Il est conseillé de capitaliser sur l'expérience de la première phase du projet et d'accroitre la dynamique lors de la deuxième phase du projet. Il faut profiter du dynamisme découlant du changement d'équipe de gestion du projet pour mettre en place un nouveau système de suivi évaluation

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
16.1 Mise en place d’un nouveau système de suivi des activités du projet par la nouvelle équipe nouvellement installée
[Added: 2019/01/22]
Chef de projet 2016/06 Completed Cette nouvelle approche a facilité la transparence et l’engagement du comité de pilotage
16.2. Partage de ce tableau de bord systématiquement avec les membres du comité de pilotage
[Added: 2019/01/22]
Chef de projet 2016/06 Completed Cette nouvelle approche a facilité la transparence et l’engagement du comité de pilotage
17. Recommendation:

Profiter des synergies avec les autres projets Le projet doit s'intégrer de manière cohérente parmi les autres projets et des synergies peuvent émaner des différents projets. Il est nécessaire d'anticiper tout particulièrement le développement des autres projets de lutte contre les changements climatiques pour en tirer à terme des bénéfices.

Management Response: [Added: 2016/01/08] [Last Updated: 2019/04/02]

Recommandation Acceptée

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
17.1. Mettre en place avec la DDE-Sud est un mécanisme de coordination des activités lies a la protection de l’environnement dans le Sud-est
[Added: 2019/01/22]
PNUD et MDE 2013/06 Completed Le projet a pu profiter de cette synergie avec les autres projets

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