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Manejo Integral de Ecosistemas en tres Ecoregiones Prioritarias
Commissioning Unit: Mexico
Evaluation Plan: 2008-2013
Evaluation Type: Project
Completion Date: 09/2010
Unit Responsible for providing Management Response: Mexico
Documents Related to overall Management Response:
 
1. Recommendation: 1. Si bien los nuevos proyectos GEF contemplan una duración máxima de cinco años la presente recomendación podría no ser pertinente; sin embargo en caso de que en el futuro surja un proyecto de larga duración como el MIE se recomienda tomar en consideración la vida útil de los equipos. Por ejemplo, la vida útil de un equipo de cómputo es aproximadamente de tres años al igual que la de un vehículo en uso rural (en uso urbano es de cuatro). En tales casos el programa de adquisiciones desde el diseño debe contemplar la renovación de estos equipos. En el caso del proyecto MIE, como en el Pro Doc no se contempló la renovación periódica de estos equipos, el proyecto enfrentó evidentes dificultades de operación cuando se volvieron obsoletos, dificultando seriamente la obtención de resultados sustantivos.
Management Response: [Added: 2011/04/14]

Bajo la nueva normativa de control administrativo IPSAS que asumirá el PNUD a partir de 2012, se contempla en todos los casos la depreciación de equipos. En este sentido todos los proyectos nuevos contemplan un plan de renovación de equipos que evitan este problema. Así mismo, dentro de los lineamientos a nuevos proyectos, se contempla la transferencia anual de los equipos a la contraparte a fin de no arrastrar inventarios muy grandes durante la vida del proyecto y que se conviertan en un problema administrativo al final.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Implementación de IPSAS y capacitación al personal de los proyectos sobre la nueva normativa.
[Added: 2011/04/14]
Arturo Fernandez 2011/12 Overdue-Initiated
Actualización e implementación de nuevos formatos de control de inventarios que consideren el cálculo de la depreciación anual de los equipos y bienes adquiridos por los proyectos.
[Added: 2011/04/14]
Patricia Marrón 2011/12 Overdue-Not Initiated
Actualización e implementación de nuevos formatos de planes de adquisiciones en los proyectos que consideren la renovación de bienes y equipos conforme sea necesario.
[Added: 2011/04/14]
Patricia Marrón 2011/12 Overdue-Not Initiated
2. Recommendation: 2.Considerando que muchos ejecutores no están plenamente familiarizados con el uso del ML para la implementación de un proyecto, con los procedimientos del PNUD o con la forma en que deben ser escritos los reportes (con la circunstancia que al interior del PNUD los lineamientos son susceptibles de modificaciones), es imprescindible que el PNUD proporcione una guía cercana a los ejecutores, en especial al inicio de los proyectos y/o cambio de directores. Si bien en el presente proyecto se contó con dos talleres dirigidos por consultores internacionales, es importante considerar el tiempo de espera (meses) hasta la ejecución de tales talleres y la innecesaria dilatación de algunos procesos o ansiedad de los ejecutores.
Management Response: [Added: 2011/04/14]

En los nuevos proyectos se ofrece un proceso de inducción con el personal de la Unidad Coordinadora de Proyecto, a fin de que conozcan desde el inicio de actividades, todas las áreas operativas del PNUD y los diferentes procesos que son necesarios para la gestión del proyecto. De igual forma, se brinda capacitación sobre el marco lógico, la gestión basada en resultados y las herramientas de seguimiento y evaluación que se deben implementar para el adecuado cumplimiento de las metas. Capacitaciones adicionales se podrán calendarizar durante la vida del proyecto en la medida que se requieran.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Institucionalizar la inducción a personal de los proyectos sobre las normativas, procedimientos y herramientas para la gestión eficiente de los proyectos.
[Added: 2011/04/14]
Anwar Suárez 2011/12 Overdue-Not Initiated
Calendarizar a lo largo de la vida del proyecto sesiones de capacitación especificas conforme sean requeridas.
[Added: 2011/04/14]
Gerente de programa 2011/12 Overdue-Not Initiated
3. Recommendation: 3. Fortalecer los sistemas de M&E estableciendo desde un inicio una real compresión de los objetivos propuestos y la forma de cumplir con los indicadores, tanto de proceso (productos) y desempeño (logros). De preferencia definir la metodología y el presupuesto para obtenerlos. Esta recomendación tendría especial importancia en relación con proyectos como el MIE cuyo diseño si bien era coherente contaba con un ML fácil de seguir, mostraba algunos problemas con indicadores inadecuados o vacios que no permitieron medir algunos resultados de importancia relacionados con la conservación de la biodiversidad y con la calidad de vida de la población beneficiaria de los proyectos productivos.
Management Response: [Added: 2011/04/14]

La experiencia en el proyecto MIE ha sido analizada para mejorar el diseño e implementación de los nuevos proyectos. En el diseño de los mismos se busca la participación de actores clave para que se logre un entendimiento pleno de los resultados y productos, así como de los indicadores que se emplearán para el monitoreo y evaluación de los mismos. El marco lógico de los nuevos proyectos es más claro y se han desarrollado nuevas herramientas de monitoreo y evaluación que facilitan la gestión basada en resultados. De igual forma, la elaboración de los Planes Anuales de Trabajo (POAs) por parte de todo el equipo de la unidad coordinadora de proyecto permite un mejor entendimiento de las metas y la estrategia a seguir. Esta integración de los planes de trabajo se acompaña de herramientas de monitoreo y evaluación proporcionados por el PNUD. En caso de identificar la necesidad de ajustes y cambios en indicadores, productos o metas, se informa oportunamente de ello y se toman las medidas necesarias para solventarlo. La experiencia del MIE muestra la necesidad de que estos ajustes, de ser necesarios, deben ser identificados al arranque del proyecto y no en una etapa posterior que los haga inviables.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Proporcionar desde el inicio del proyecto, y como parte de la inducción al personal de la Unidad Coordinadora, las herramientas de monitoreo y evaluación que deberán usar.
[Added: 2011/04/14]
Verania Chao Kyoko Bourns 2011/07 Overdue-Initiated
Establecer, como parte del Plan Anual de Trabajo, el Plan de Monitoreo y Evaluación en todos los proyectos GEF. Los avances en el mismo deberán reportarse en los informes trimestrales y anuales de los proyectos.
[Added: 2011/04/14]
Verania Chao Kyoko Bourns 2011/07 Overdue-Initiated
Organización de taller para los proyectos sobre conceptos, politicas y herramientas de Monitoreo y Evaluación
[Added: 2011/04/14]
Verania Chao Kyoko Bourns 2011/07 Overdue-Not Initiated
4. Recommendation: 4. Es importante contar con una continua revisión para mejorar aquellos procedimientos que pudieran entorpecer o retrasar la ejecución de los proyectos. Un ejemplo importante es prevenir retrasos en las transferencias de dinero ya que éstas afectan de manera importante las ejecuciones.
Management Response: [Added: 2011/04/14]

A fin de evitar esta situación en futuros proyectos se deben instrumentar eficientes canales de comunicación para detectar de manera oportuna cualquier problema. La capacitación brindada al personal de las unidades coordinadoras de proyecto es igualmente importante para que se cuente con la información necesaria sobre la normativa, procedimientos, formatos y tiempos necesarios para la correcta operación del proyecto. Se fomentará una adecuada planeación de las actividades, señalando los presupuestos y contemplando los tiempos necesarios para evitar este tipo de retrasos.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Establecer un protocolo de comunicación en los proyectos para identificación oportuna de cualquier problema potencial.
[Added: 2011/04/14]
Oficial de programa 2011/12 Overdue-Not Initiated
Incorporar programas de capacitación al personal de las Unidades Coordinadoras sobre la normativa, tiempos y procedimientos para la eficiente gestión de los proyectos
[Added: 2011/04/14]
Anwar Suárez 2011/12 Overdue-Not Initiated
5. Recommendation: 5. Buscar mecanismos para mejorar la fluidez de los proyectos, en especial aquellos como el MIE que requerían contratar promotores cuyos contratos vencían anualmente con la consiguiente discontinuidad de acciones entre la finalización de un contrato y el inicio del siguiente.
Management Response: [Added: 2011/04/14]

Se fermentará una adecuada planeación de las operaciones del proyecto para que se contemple oportunamente los cambios administrativos necesarios sin que esto afecte la operación de los proyectos.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Mejorar los planes de adquisiciones y contrataciones y dar un seguimiento adecuado del mismo para prever cualquier retraso.
[Added: 2011/04/14]
Patricia Marrón 2011/12 Overdue-Not Initiated
Incorporar programas de capacitación al personal de las Unidades Coordinadoras sobre la normativa, tiempos y procedimientos para la eficiente gestión de los proyectos
[Added: 2011/04/14]
Anwar Suárez 2011/12 Overdue-Not Initiated

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