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Sierra Gorda
Commissioning Unit: Mexico
Evaluation Plan: 2008-2013
Evaluation Type: Project
Completion Date: 05/2006
Unit Responsible for providing Management Response: Mexico
Documents Related to overall Management Response:
 
1. Recommendation: 1. Durante el proceso de identificación, diseño y preparación de una propuesta de proyecto y para facilitar la ejecución, seguimiento y consecución de compromisos con el GEF, es indispensable asegurar la apropiación por parte de los ejecutores y de los potenciales beneficiarios. Con tal motivo es recomendable que durante la preparación y diseño se obtenga consenso en torno al planteamiento de los resultados y a las metas a comprometer y que serían plasmadas en el marco lógico del PRO DOC antes de someterlo a la consideración del GEF. En otras palabras, es preferible tomar un poco más de tiempo en este proceso, en lugar de enfrentar retrasos y lenta aplicación de los recursos durante la ejecución como resultado de la premura en obtener la aprobación del donante o de que ingrese a tiempo en el ?pipe line? de solicitudes de financiamiento.
Management Response: [Added: 2011/04/15]

El diseño e implementación de los nuevos proyectos atienden a esta recomendación. Las contrapartes y socios clave en el proyecto participan activamente en su formulación y en todas las etapas de implementación de manera que se promueve una apropiación de los resultados y productos a desarrollar, así como la estrategia para obtenerlos. Estos procesos son cuidados y orientados por el PNUD desde la formulación de la idea de proyecto (PIF) y el desarrollo del PRODOC. Las fases preparatorias son un espacio importante en el diseño del proyecto para formular con detalle las estrategias, así como para definir las responsabilidades y acuerdos entre las partes involucradas.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
? El PNUD apoya el desarrollo de nuevos proyectos (PIFs) que cuenten con el respaldo institucional de la contraparte nacional y los principales socios involucrados.
[Added: 2011/04/15]
Verania Chao 2012/12 Overdue-Initiated
? Durante la fase preparatoria de todos los proyectos un rubro estratégico que el PNUD promoverá serán los arreglos de gestión donde se especifiquen las responsabilidades entre los involucrados en el proyecto.
[Added: 2011/04/15]
Verania Chao 2012/12 Overdue-Initiated
? Todos los proyectos deberán prever una estrategia de salida que garantice la continuidad de los resultados más allá de la vigencia del proyecto, para lo cual la apropiación por parte de las contrapartes nacionales es imprescindible
[Added: 2011/04/15]
Verania Chao 2012/12 Overdue-Initiated
2. Recommendation: 2. Las metas planteadas deberían estar ajustadas a la realidad del contexto del proyecto y ser realizables (alcanzables) para asegurar su cumplimiento.
Management Response: [Added: 2011/04/15] [Last Updated: 2011/04/15]

Durante el taller de arranque de los proyectos se señala una actualización de la estrategia planteada en el PRODOC al momento de iniciar su implementación, a fin de contextualizar al proyecto en esta etapa. Las fases preparatorias son un espacio importante en el diseño del proyecto para formular con detalle las estrategias, así como para definir las responsabilidades y acuerdos entre las partes involucradas y para definir las metas que se pretenden alcanzar. Las herramientas de monitoreo y evaluación son igualmente importantes para ir reportando los avances e identificando los riesgos presentes para atenderlos oportunamente.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Se instrumentarán los canales de comunicación y las herramientas de Monitoreo y Evaluación necesarios para atender cualquier riesgo identificado en este sentido.
[Added: 2011/04/15]
Verania Chao 2012/12 Overdue-Initiated
3. Recommendation: 3. Asegurar que los ejecutores estén familiarizados con los Documentos Oficiales de compromisos entre el GEF y los Gobiernos.
Management Response: [Added: 2011/04/15]

El diseño e implementación de los nuevos proyectos atienden a esta recomendación. Las contrapartes y socios clave en el proyecto participan activamente en su formulación y en todas las etapas de implementación de manera que se promueve una apropiación de los resultados y productos a desarrollar, así como la estrategia para obtenerlos. Se brinda la orientación sobre los procedimientos para presentar una iniciativa al GEF y estos son recordados y documentados en al taller de arranque del proyecto.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
El PNUD proporciona la información a las contrapartes nacionales y demás socios involucrados en la formulación de un nuevo proyecto, de manera que quedan aclarados desde un inicio los compromisos asumidos.
[Added: 2011/04/15]
Verania Chao 2012/12 Overdue-Not Initiated
Durante la fase preparatoria de todos los proyectos este también es un rubro estratégico que el PNUD promoverá para que se especifiquen las responsabilidades entre los involucrados en el proyecto y sean comprendidas por todos.
[Added: 2011/04/15]
Verania Chao 2012/12 Overdue-Not Initiated
4. Recommendation: 4.Luego de la firma del documento de compromiso entre el GEF y el Gobierno y previo al inicio de la implementación se debería organizar un seminario de orientación para los funcionarios claves de la agencia ejecutora. Además de los ejecutivos de gerencia, entre los participantes deberían estar presentes: el contador, auditor, agente de compras, tesorero, y los responsables de las actividades de seguimiento para que todos estos funcionarios se familiaricen con los procedimientos bajo los cuales se administrarán los fondos de donación y de contrapartida (co-financiamiento). Los siguientes procedimientos que se deberían presentar en detalle son: desembolsos, adquisiciones de bienes, contratación de servicios (elaboración y probación de Términos de Referencia), preparación de la información requerida por el gobierno, el GEF, y el PNUD (formularios, detalles, periodicidad, conciliación y distribución). En la experiencia del GC este ejercicio se lo debería repetir anualmente y, con más frecuencia, cuando se intenta introducir cambios de cualquier naturaleza y para evaluar periódicamente las capacidades de la unidad coordinadora y su entendimiento de los procedimientos. Obviamente, todos los interesados, implementadores, administradores y ejecutores de un proyecto deben estar familiarizados con los Documentos Oficiales de Compromisos entre el GEF, el gobierno y el PNUD. El Pro Doc o su equivalente debería constituirse en una especie de ?guía de bolsillo? disponible en cualquier momento. Al respecto el GC fue informado que el personal de la Unidad Coordinadora, incluyendo a la coordinación general, y la coordinación administrativa, reciben puntualmente capacitación del PNUD sobre los procedimientos administrativos. De igual forma se les entrega un manual de gestión de proyectos de Ejecución Nacional que tiene esta información
Management Response: [Added: 2011/04/15]

En los nuevos proyectos se ofrece un proceso de inducción con el personal de la Unidad Coordinadora de Proyecto, a fin de que conozcan desde el inicio de actividades, todas las áreas operativas del PNUD y los diferentes procesos que son necesarios para la gestión del proyecto. De igual forma, se brinda capacitación sobre el marco lógico, la gestión basada en resultados y las herramientas de seguimiento y evaluación que se deben implementar para el adecuado cumplimiento de las metas. Capacitaciones adicionales se podrán calendarizar durante la vida del proyecto en la medida que se requieran.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Institucionalizar la inducción a personal de los proyectos sobre las normativas, procedimientos y herramientas para la gestión eficiente de los proyectos.
[Added: 2011/04/15]
RH 2011/12 Overdue-Not Initiated
Calendarizar a lo largo de la vida del proyecto sesiones de capacitación especificas conforme sean requeridas.
[Added: 2011/04/15]
Programa 2011/12 Overdue-Not Initiated
5. Recommendation: 5. Es importante establecer una revisión continua para mejorar aquellos procedimientos que pudieran entorpecer o retrasar la ejecución de los proyectos. Un ejemplo importante es prevenir retrasos en las transferencias de dinero ya que esto afecta de manera importante las ejecuciones
Management Response: [Added: 2011/04/15]

A fin de evitar esta situación en futuros proyectos se deben instrumentar eficientes canales de comunicación para detectar de manera oportuna cualquier problema. La capacitación brindada al personal de las unidades coordinadoras de proyecto es igualmente importante para que se cuente con la información necesaria sobre la normativa, procedimientos, formatos y tiempos necesarios para la correcta operación del proyecto. Se fomentará una adecuada planeación de las actividades, señalando los presupuestos y contemplando los tiempos necesarios para evitar este tipo de retrasos.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Establecer un protocolo de comunicación en los proyectos para identificación oportuna de cualquier problema potencial.
[Added: 2011/04/15]
Nayeli Torres 2011/11 Overdue-Not Initiated
Incorporar programas de capacitación al personal de las Unidades Coordinadoras sobre la normativa, tiempos y procedimientos para la eficiente gestión de los proyectos
[Added: 2011/04/15]
RH 2011/12 Overdue-Not Initiated
6. Recommendation: 6. Fortalecer los sistemas de M&E propios y del ejecutor estableciendo desde un inicio una comprensión real de los objetivos propuestos y dando la importancia del caso al establecimiento por anticipado de una Línea de Base objetiva, con indicadores claros y sencillos tanto de impacto, como de proceso (productos) y desempeño (logros). De preferencia definir la metodología y el presupuesto para obtenerlos. Sería necesario contar con un documento complementario o anexo al PIR que incluya una descripción de la metodología utilizada para obtener cada uno de los indicadores y una explicación de que es lo que representan o significan. Este documento facilitaría muchísimo la comprensión del real alcance de los productos obtenidos.
Management Response: [Added: 2011/04/15]

La experiencia en el proyecto Sierra Gorda ha sido analizada para mejorar el diseño e implementación de los nuevos proyectos. En el diseño de los mismos se busca la participación de actores clave para que se logre un entendimiento pleno de los resultados y productos, así como de los indicadores que se emplearán para el monitoreo y evaluación de los mismos. El marco lógico de los nuevos proyectos es más claro y se han desarrollado nuevas herramientas de monitoreo y evaluación que facilitan la gestión basada en resultados. De igual forma, la elaboración de los Planes Anuales de Trabajo (POAs) por parte de todo el equipo de la unidad coordinadora de proyecto permite un mejor entendimiento de las metas y la estrategia a seguir. Esta integración de los planes de trabajo se acompaña de herramientas de monitoreo y evaluación proporcionados por el PNUD. En caso de identificar la necesidad de ajustes y cambios en indicadores, productos o metas, se informa oportunamente de ello y se toman las medidas necesarias para solventarlo. La experiencia del MIE muestra la necesidad de que estos ajustes, de ser necesarios, deben ser identificados al arranque del proyecto y no en una etapa posterior que los haga inviables.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Proporcionar desde el inicio del proyecto, y como parte de la inducción al personal de la Unidad Coordinadora, las herramientas de monitoreo y evaluación que deberán usar.
[Added: 2011/04/15]
RH 2011/12 Overdue-Not Initiated
Establecer, como parte del Plan Anual de Trabajo, el Plan de Monitoreo y Evaluación en todos los proyectos GEF. Los avances en el mismo deberán reportarse en los informes trimestrales y anuales de los proyectos.
[Added: 2011/04/15]
Verania Chao 2011/12 Overdue-Initiated
Actualizar la información generada en el modulo de Seguimiento en Atlas
[Added: 2011/04/15]
Programa 2011/12 Overdue-Initiated

[Added: 2011/04/15]
2008/01 Overdue-Not Initiated
7. Recommendation: 7. Es importante evitar que se diseñen y establezcan sistemas paralelos para reportar la misma información (para evitar un desgaste gerencial, administrativo y es un uso ineficiente de tiempo y recursos para todos); pero si es necesario acordar desde un inicio el sistema de contabilizar y registrar los gastos por resultados tanto de recursos GEF como de contrapartida para poder cumplir con el requerimiento de reporte final del GEF.
Management Response: [Added: 2011/04/15]

A fin de evitar esta situación en futuros proyectos se deben instrumentar eficientes canales de comunicación para detectar de manera oportuna cualquier problema. La capacitación brindada al personal de las unidades coordinadoras de proyecto es igualmente importante para que se cuente con la información necesaria sobre la normativa, procedimientos, formatos y tiempos necesarios para la correcta operación del proyecto. La apropiación de los procedimientos de control administrativo y sustantivo del proyecto deberán ser homologados por todos los involucrados, a fin de evitar duplicidades y confusiones en los reportes.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Establecer un protocolo de comunicación en los proyectos para identificación oportuna de cualquier problema potencial.
[Added: 2011/04/15]
Nayeli Torres 2011/12 Overdue-Not Initiated
Instrumentar un solo sistema de reporte y homologar criterios con el de los involucrados a fin de evitar duplicidades con otros sistemas.
[Added: 2011/04/15]
Programa 2011/12 Overdue-Not Initiated

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