Evaluación final del proyecto que permita identificar la pertinencia, la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad de las acciones y los productos esperados del Proyecto Capacidades Locales PDET , según lo establecido en su marco de resultados.

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Evaluation Plan:
2021-2024, Colombia
Evaluation Type:
Final Project
Planned End Date:
11/2021
Completion Date:
11/2021
Status:
Completed
Management Response:
Yes
Evaluation Budget(US $):
39,254

After conducting the corresponding analyses, generating significant findings in each of the components and each criterion, the evaluation team generates a series of recommendations
based on the evaluation criteria. In terms of relevance, it is recommended that the roles of the actors involved be specified from the design itself, as well as to demonstrate the added value of the project for the network of actors involved; and finally, to establish mechanisms to evaluate not only the number of initiatives, projects or participants but also to demonstrate the real change that the implementation generates in the realities of the territories.


Regarding effectiveness it is recommended to consider the number of professionals assigned to support the administrations and strengthen the organizations so that these
processes can be more in-depth and specialized after alleviating the burdens; also, it is recommended to consider the time required for the execution of the products, to improve
some weaknesses in the capacities such as resource management. To improve efficiency mainly is recommended to give continuity to the successful processes
that were identified in the analysis, as well as to strive for an extension of time, resources, and reduction of procedures for beneficiaries to make the processes more efficient.
Finally, in terms of sustainability, it was recommended to strengthen the mechanisms, provide spaces and create strategies so that there is a higher level of ownership of what is
taught by the project, to ensure sustainability over time.


Therefore, the evaluation fulfills its objective of assessing the effects and results of the PDET Capacity Building project, generating analysis on the contributions made, the circumstances
and challenges in its implementation, identifying successes and limitations. Likewise, recommendations were generated based on the evaluation to share knowledge with the
same actors of the project and with other similar projects in structure and thematic.

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Title Evaluación final del proyecto que permita identificar la pertinencia, la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad de las acciones y los productos esperados del Proyecto Capacidades Locales PDET , según lo establecido en su marco de resultados.
Atlas Project Number: 00120927
Evaluation Plan: 2021-2024, Colombia
Evaluation Type: Final Project
Status: Completed
Completion Date: 11/2021
Planned End Date: 11/2021
Management Response: Yes
Focus Area:
  • 1. Poverty
  • 2. Governance
  • 3. Others
Corporate Outcome and Output (UNDP Strategic Plan 2018-2021)
  • 1. Output 1.1.1 Capacities developed across the whole of government to integrate the 2030 Agenda, the Paris Agreement and other international agreements in development plans and budgets, and to analyse progress towards the SDGs, using innovative and data-driven solutions
  • 2. Output 1.1.2 Marginalised groups, particularly the poor, women, people with disabilities and displaced are empowered to gain universal access to basic services and financial and non-financial assets to build productive capacities and benefit from sustainable livelihoods and jobs
  • 3. Output 2.2.3 Capacities, functions and financing of rule of law and national human rights institutions and systems strengthened to expand access to justice and combat discrimination, with a focus on women and other marginalised groups
  • 4. Output 3.1.1 Core government functions and inclusive basic services4 restored post-crisis for stabilisation, durable solutions to displacement and return to sustainable development pathways within the framework of national policies and priorities
SDG Goal
  • Goal 1. End poverty in all its forms everywhere
  • Goal 10. Reduce inequality within and among countries
  • Goal 16. Promote peaceful and inclusive societies for sustainable development, provide access to justice for all and build effective, accountable and inclusive institutions at all levels
  • Goal 17. Strengthen the means of implementation and revitalize the Global Partnership for Sustainable Development
SDG Target
  • 1.2 By 2030, reduce at least by half the proportion of men, women and children of all ages living in poverty in all its dimensions according to national definitions
  • 1.a Ensure significant mobilization of resources from a variety of sources, including through enhanced development cooperation, in order to provide adequate and predictable means for developing countries, in particular least developed countries, to implement programmes and policies to end poverty in all its dimensions
  • 10.1 By 2030, progressively achieve and sustain income growth of the bottom 40 per cent of the population at a rate higher than the national average
  • 16.1 Significantly reduce all forms of violence and related death rates everywhere
  • 16.6 Develop effective, accountable and transparent institutions at all levels
  • 17.16 Enhance the Global Partnership for Sustainable Development, complemented by multi-stakeholder partnerships that mobilize and share knowledge, expertise, technology and financial resources, to support the achievement of the Sustainable Development Goals in all countries, in particular developing countries
Evaluation Budget(US $): 39,254
Source of Funding: project
Evaluation Expenditure(US $): 39,254
Joint Programme: No
Joint Evaluation: No
Evaluation Team members:
Name Title Nationality
Carlos Castro Giraldo COLOMBIA
GEF Evaluation: No
Key Stakeholders:
Countries: COLOMBIA
Lessons
1.

Durante la etapa de convocatoria de la estrategia "Yo me subo a mi PDET" se brindo asistencia técnica por parte de las oficinas territoriales de la ART y de PNUD, lo que permitió que se identificara que las organizaciones sociales requerían más tiempo de preparación para lograr la postulación, por tanto, se amplió el tiempo para la misma, de forma tal que alcanzaran a reunir los documentos y requisitos que el programa ofrecía.
La misma experiencia del proyecto deja una lección aprendida que funciona también como recomendación: El tiempo estimado inicialmente para la ejecución de las iniciativas en el marco de la estrategia "Yo me subo a mi PDET" fue muy corto por lo que tuvo que ampliarse para completar la implementación de los proyectos en su totalidad. Así, es indispensable tener en cuenta que el tiempo de ejecución de este tipo de iniciativas requieren un mayor tiempo, la curva de aprendizaje de las organizaciones sociales, y el tiempo necesario para llevar a cabo los productos.
La necesidad de buscar recursos adicionales para fortalecer aún más los objetivos del proyecto fue una lección aprendida dado que al conseguirlo, se pudo dar continuidad al fortalecimiento de capacidades instauradas por el proyecto.
La relevancia de las mesas de empalme y cierre de las administraciones locales, las cuales permiten crear condiciones de continuidad y sostenibilidad del proyecto y de las iniciativas de los PDET.
El proyecto se vio fuertemente afectado por la pandemia, por tanto, se perdió el diálogo con los Grupos Motor. Sin embargo, a través del uso de los medios virtuales con organizaciones sociales y administraciones, se dejó una lección aprendida en términos de capacidad de respuesta ante imprevistos que impidan los encuentros presenciales.


Findings
1.

Pertinencia
Un hallazgo significativo del proyecto fue la incorporación de los enfoques diferenciales. Es
resaltable que se contemplaron temas específicos que permitieron garantizar la participación,
movilización y liderazgo de mujeres, jóvenes, grupos étnicos y raciales, entre otros; lo que
apunta a temas no solo de representatividad sino también de cambio.


A pesar del logro del gran número de instancias PDET en las alcaldías, que hubo un pequeño
número de municipios (cuatro) donde no se obtuvo respuesta por parte de las administraciones para la conformación de dichas instancias. Se evidenció bajo compromiso por generar estos espacios en las administraciones, el componente no encontró la forma de superar esas barreras ideológicas y políticas de estas pocas administraciones.


Eficacia
De igual manera, se resaltan los acompañamientos a los procesos de formulación de proyectos PDET, para la consolidación del portafolio de iniciativas formuladas en Metodología General Ajustada o MGA. Sin embargo, si bien se dejaron formulados, se evidenció la necesidad de las administraciones en términos de capacidades para la autogestión de recursos para que sus proyectos asociados y apoyados lleguen a fin último, es decir, sean financiados e implementados en su totalidad. De esta manera, se recomienda tener en cuenta este tipo de necesidades en materia de fortalecimiento de capacidades de las administraciones, lo cual puede requerir un tiempo adicional que también sería necesario tener en cuenta.


Eficiencia
Los hallazgos más relevantes que se pueden resaltar de este componente, se centra en el
impacto que tuvieron los procesos de empalme entre las administraciones locales, lo cual creo
un canal de comunicación y diálogo que contribuyó al desarrollo efectivo del programa. Un
segundo hallazgo, se centra en la imagen y el sentimiento de confianza que tienen los actores
39 sociales y administraciones locales alrededor de las entidades ejecutoras, lo que resalta la
labor transparente y compromiso que estas manejaron durante la ejecución del proyecto.


Sostenibilidad
El hallazgo más significativo en términos de sostenibilidad se vincula con el interés y preocupación que tienen las administraciones locales y los actores sociales, sobre la importancia y necesidad de acceder a procesos de acompañamiento y fortalecimiento de capacidades. A partir de lo anterior, se reconoce la necesidad de darle continuidad a esos procesos que generan impacto positivo al interior de las comunidades y que se convierten en agentes transformadores de las realidades sociales.


Recommendations
1

Al ser una plataforma sujeta a un público objetivo tan diverso, desde el diseño no es claro cómo el contenido responderá a las necesidades de los actores privados y de cooperación que hacen parte de los actores del territorio.  Se recomienda que se haga evidente cuál es el valor agregado que ofrecerá para la red de privados y cooperación internacional que también se encuentran apoyando la implementación de los PDET en los territorios

2

El proyecto tuvo buena incidencia en las administraciones municipales, sin embargo, no ocurrió de la misma manera a nivel departamental. Se recomienda la incorporación del nivel departamental en este tipo de proyectos, pues tener un acercamiento a los departamentos, puede generar una mayor externalidad positiva con algunos municipios.

3

Establecer dentro de la estrategia, mecanismos de medición en los que se identifique la apuesta por el cambio que hace cada una de estas iniciativas en búsqueda de transformar las realidades de las mujeres, jóvenes, niños, niñas y población étnica en los territorios

4

Los asesores y profesionales de fortalecimiento a las organizaciones sociales tenían 18 organizaciones a su cargo, lo cual constituye una carga alta que dificulta la profundidad y calidad en cada uno de los aspectos del acompañamiento. Si bien el proyecto solventó esta carga a través de los profesionales del PNUD y ART en territorio, quienes apoyaron algunas capacitaciones y formaciones. Sin embargo, ellos no hacían parte de este aspecto del proyecto, por tanto, es importante tener en cuenta la cantidad de personal requerido para este tipo de estrategias a futuro

5

Aunque las organizaciones entrevistadas también reconocen los resultados que se alcanzaron, consideran que el proceso de gestión de los recursos fue “engorroso”. En la medida que, exige requisitos que son difíciles de cumplir en el escenario local, lo cual les dificulta a las organizaciones contratar personas locales, o adquirir bienes y servicios. Se recomienda desarrollar procesos que permitan reducir los tramites “engorrosos” de los ASBV

Management Response Documents
1. Recommendation:

Al ser una plataforma sujeta a un público objetivo tan diverso, desde el diseño no es claro cómo el contenido responderá a las necesidades de los actores privados y de cooperación que hacen parte de los actores del territorio.  Se recomienda que se haga evidente cuál es el valor agregado que ofrecerá para la red de privados y cooperación internacional que también se encuentran apoyando la implementación de los PDET en los territorios

Management Response: [Added: 2022/02/07]

De acuerdo con la recomendación. En el diseño del documento del proyecto se contempló la participación de red de privados y cooperación internacional, pero no se definió su responsabilidad. La recomendación será tomada en cuenta para futuros proyectos

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Socializar los resultados de la evaluación con el Fondo Multidonante, la ART y con el equipo del área de gobernabilidad democrática para ser tenido en cuenta en futuros proyectos
[Added: 2022/02/07] [Last Updated: 2022/05/12]
Profesional Monitoreo del área de Paz 2022/03 Completed Se realizó el día 15 de diciembre de 2021 la socialización de los resultados de la evaluación al Fondo Multidonante y a la Agencia de Renovación del Territorio – ART quien fue el socio estratégico para la implementación del proyecto. A su vez, se tuvo reunión con la Analista de Programa del Fondo Multidonante de las Naciones Unidas (Diana Heredia), el día 12 de enero de 2022 con el fin de revisar los resultados de la evaluación, en específico con lo relacionado con los Grupos Motor. Las resultados obtenidos y las recomendaciones emitidas por esta evaluación fueron incorporadas por el donante dentro de la nueva convocatoria “fortalecer las capacidades de comunicaciones de medios locales, nacionales, y reporteros comunitarios para visibilizar avances y retos de los PDET y de la implementación del Acuerdo de Paz” cómo quedo reseñado en el siguiente link: https://www.fondoonucol.org/convocatorias History
2. Recommendation:

El proyecto tuvo buena incidencia en las administraciones municipales, sin embargo, no ocurrió de la misma manera a nivel departamental. Se recomienda la incorporación del nivel departamental en este tipo de proyectos, pues tener un acercamiento a los departamentos, puede generar una mayor externalidad positiva con algunos municipios.

Management Response: [Added: 2022/02/07]

Parcialmente de acuerdo con la recomendación: Esta es una recomendación válida para el diseño de próximos proyectos en el marco del fortalecimiento institucional. Esto puede ser una medida que puede tener impacto positivo a un mayor número de municipios, dada la obligación de los departamentos de brindar asistencia técnica al nivel municipal.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Socializar los resultados de la evaluación con el Fondo Multidonante, la ART y con el equipo del área de gobernabilidad democrática para ser tenido en cuenta más adelante
[Added: 2022/02/07] [Last Updated: 2022/05/12]
Profesional especializada gobernabilidad democrática 2022/03 Completed Se realizó el día 15 de diciembre de 2021 la socialización de los resultados de la evaluación al Fondo Multidonante y a la Agencia de Renovación del Territorio – ART quien fue el socio estratégico para la implementación del proyecto. A su vez, se tuvo reunión con la Analista de Programa del Fondo Multidonante de las Naciones Unidas (Diana Heredia), el día 12 de enero de 2022 con el fin de revisar los resultados de la evaluación, en específico con lo relacionado con los Grupos Motor. Las resultados obtenidos y las recomendaciones emitidas por esta evaluación fueron incorporadas por el donante dentro de la nueva convocatoria “fortalecer las capacidades de comunicaciones de medios locales, nacionales, y reporteros comunitarios para visibilizar avances y retos de los PDET y de la implementación del Acuerdo de Paz” cómo quedo reseñado en el siguiente link: https://www.fondoonucol.org/convocatorias History
3. Recommendation:

Establecer dentro de la estrategia, mecanismos de medición en los que se identifique la apuesta por el cambio que hace cada una de estas iniciativas en búsqueda de transformar las realidades de las mujeres, jóvenes, niños, niñas y población étnica en los territorios

Management Response: [Added: 2022/02/07]

Parcialmente de acuerdo con la recomendación.  Esta observación se realiza frente a los Acuerdos de Subvención de Bajo Valor - ASBV, estos incluyen indicadores a nivel de producto (segundo nivel de la cadena de resultados) dada la naturaleza del objetivo de fortalecimiento de capacidades, que para el caso del programa se orientó a organizaciones comunitarias de base, para las cuales en su mayoría esta subvención representó una primera experiencia de gestión.  El tiempo y naturaleza de los acuerdos firmados no aplica para un planteamiento de indicadores de efecto (cambio) ya que se incumpliría con los criterios de medible y económico. Sin embargo, se reforzará con el equipo de monitoreo y evaluación esta recomendación para otras experiencias de SBV donde el tiempo y naturaleza permita trabajar indicadores de efecto

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Socializar dentro del equipo de monitoreo y evaluación del área de paz del PNUD la recomendación sobre medición de transformación de realidades
[Added: 2022/02/07] [Last Updated: 2022/05/12]
Profesional Monitoreo del área de Paz 2022/03 Completed El día 28 de marzo de 2022, en el marco de las reuniones periódicas del equipo de planeación, monitoreo y evaluación del área de paz compuesto por 12 profesionales responsables de tareas de M&E, se realizó la socialización de los resultados de la evaluación del proyecto, en especial de la medición de cambios transformadores en la implementación de los proyectos y las lecciones aprendidas, Los temas principales tocados fueron: - ¿Cómo realizar un seguimiento estricto al cumplimiento de los objetivos de la evaluación? - Reportar teniendo en cuenta los resultados, cambios o transformaciones principales por encima de las actividades realizadas - Revisar que los comentarios o hallazgos de la empresa evaluadora tengan relación con el alcance del proyecto - Experiencias tenidas con el manejo y gestión del grupo de referencia de la evaluación Se ha dejado para consulta y orientación todo el material de esta socialización en el repositorio interno de la unidad de PME del área en la carpeta correspondiente a Evaluaciones, se adjunta como evidencia el link de la reunión Reunión Equipo PMEGC 20220328.mp4 History
4. Recommendation:

Los asesores y profesionales de fortalecimiento a las organizaciones sociales tenían 18 organizaciones a su cargo, lo cual constituye una carga alta que dificulta la profundidad y calidad en cada uno de los aspectos del acompañamiento. Si bien el proyecto solventó esta carga a través de los profesionales del PNUD y ART en territorio, quienes apoyaron algunas capacitaciones y formaciones. Sin embargo, ellos no hacían parte de este aspecto del proyecto, por tanto, es importante tener en cuenta la cantidad de personal requerido para este tipo de estrategias a futuro

Management Response: [Added: 2022/02/07]

De acuerdo con la recomendación: El proyecto contempló contratar un profesional por cada subregión para coordinar el fortalecimiento y acompañamiento, que al final del proceso resultó abarcando a 18 organizaciones por subregión, si bien esta cantidad de organizaciones a cargo por parte de los profesionales no se dio de manera simultánea, si implicó una mayor carga, debido a que por el COVID-19 los profesionales tuvieron mayor carga de trabajo al realizar el fortalecimiento y seguimiento de manera virtual.

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Realizar una socialización de las lecciones aprendidas del proyecto con el área de monitoreo de paz de PNUD para mitigar dificultades con la carga de trabajo de los profesionales
[Added: 2022/02/07] [Last Updated: 2022/05/12]
Profesional Monitoreo del área de Paz 2022/04 Completed El día 28 de marzo de 2022, en el marco de las reuniones periódicas del equipo de planeación, monitoreo y evaluación del área de paz compuesto por 12 profesionales responsables de tareas de M&E, se realizó la socialización de los resultados de la evaluación del proyecto, en especial de la medición de cambios transformadores en la implementación de los proyectos y las lecciones aprendidas, Los temas principales tocados fueron: - ¿Cómo realizar un seguimiento estricto al cumplimiento de los objetivos de la evaluación? - Reportar teniendo en cuenta los resultados, cambios o transformaciones principales por encima de las actividades realizadas - Revisar que los comentarios o hallazgos de la empresa evaluadora tengan relación con el alcance del proyecto - Experiencias tenidas con el manejo y gestión del grupo de referencia de la evaluación Se ha dejado para consulta y orientación todo el material de esta socialización en el repositorio interno de la unidad de PME del área en la carpeta correspondiente a Evaluaciones, se adjunta como evidencia el link de la reunión Reunión Equipo PMEGC 20220328.mp4 History
5. Recommendation:

Aunque las organizaciones entrevistadas también reconocen los resultados que se alcanzaron, consideran que el proceso de gestión de los recursos fue “engorroso”. En la medida que, exige requisitos que son difíciles de cumplir en el escenario local, lo cual les dificulta a las organizaciones contratar personas locales, o adquirir bienes y servicios. Se recomienda desarrollar procesos que permitan reducir los tramites “engorrosos” de los ASBV

Management Response: [Added: 2022/02/07]

En desacuerdo con la recomendación. Si bien las organizaciones al inicio del proceso manifestaron dificultades para conseguir los documentos legales para la firma de la ASBV como Cámara de comercio, Registro Único Tributario – Rut y Cuenta Bancaria, y a su vez manifestaron inconformidad con el formato de propuesta de la ASBV y la definición de objetivos, indicadores, plan de trabajo y presupuesto. Esto fue el inicio del fortalecimiento de estas organizaciones, y permitió como lo evidencia el informe de evaluación, que adquieran capacidades que llevaron incluso a que varias de las organizaciones fueran ganadoras de convocatorias con otras agencias del Sistema de Naciones Unidas y convocatorias gubernamentales. Por esta razón, se considera que no aplica la recomendación

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Brindar orientación dentro del área de paz para brindar capacitación a las contrapartes en las normas del PNUD referidas a los ASBV
[Added: 2022/02/07] [Last Updated: 2022/05/12]
Profesional Monitoreo del área de Paz 2022/04 Completed Si bien se estuvo en desacuerdo con este comentario de la empresa evaluadora, ya que las organizaciones al inicio del proceso manifestaron dificultades para conseguir los documentos legales para la firma de la ASBV como Cámara de comercio, Registro Único Tributario – Rut y Cuenta Bancaria, y a su vez manifestaron inconformidad con el formato de propuesta de la ASBV y la definición de objetivos, indicadores, plan de trabajo y presupuesto. Esto fue el inicio del fortalecimiento de estas organizaciones, y permitió como lo evidencia el informe de evaluación, que adquieran capacidades que llevaron incluso a que varias de las organizaciones fueran ganadoras de convocatorias con otras agencias del Sistema de Naciones Unidas y convocatorias gubernamentales. Se realizan acciones que van encaminadas a garantizar un buen flujo de información. A nivel interno con el equipo de área de Paz, se realizó los días 21 y 22 de abril de 2022 una formación de 8 horas de duración dirigida a cerca de 60 miembros del equipo del área de paz (jefes de proyecto, responsables de monitoreo y asistentes administrativos) sobre actualización en formatos, procedimientos y requerimientos para la correcta gestión de los Acuerdos con socios con especial atención en las Subvenciones de Bajo Valor (SBV) y Partes Responsables (PR) y las especificidades que estos acuerdos llevan, con el fin de dotar al equipo de mejores herramientas, solventar dudas y cuellos de botella detectados por la Unidad de Apoyo Estratégico y mejorar las capacidades internas para orientar futuros procesos de firma de acuerdos. Se ha dejado para consulta y orientación todo el material de esta socialización en el repositorio interno de la unidad de PME del área en la carpeta correspondiente a Formaciones. History

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