Evaluacion Final - UNDAF

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Evaluation Plan:
2013-2017, Costa Rica
Evaluation Type:
UNDAF
Planned End Date:
09/2016
Completion Date:
10/2016
Status:
Completed
Management Response:
Yes
Evaluation Budget(US $):
25,000

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Title Evaluacion Final - UNDAF
Atlas Project Number:
Evaluation Plan: 2013-2017, Costa Rica
Evaluation Type: UNDAF
Status: Completed
Completion Date: 10/2016
Planned End Date: 09/2016
Management Response: Yes
Focus Area:
  • 1. Poverty and MDG
  • 2. Democratic Governance
  • 3. Crisis Prevention & Recovery
  • 4. Environment & Sustainable Development
Corporate Outcome and Output (UNDP Strategic Plan 2014-2017)
  • 1. Capacities of national and local institutions enhanced to scale up proven MDG acceleration interventions and to plan, monitor, report and evaluate the MDG progress in the context of related national development priorities
  • 2. Inclusive growth and social equity promoted through pro-poor macroeconomic and fiscal policies that support income, employment and social protection of youth, women and vulnerable groups in a sustainable way
  • 3. Policies, strategies and partnerships established to enhance public-private sector collaboration and private sector and market development that benefit the poor and ensure that low-income households and small enterprises have access to a broad range of financial and legal services
  • 4. Strengthened national capacities to integrate into the global economic system and to negotiate and manage traditional & emerging development finance for inclusive development
  • 5. Civil society, including civil society organizations and voluntary associations, and the private sector contribute to the MDGs in support of national planning strategies and policies
  • 6. Access to information policies support accountability and transparency
  • 7. National, regional and local levels of governance expand their capacities to reduce conflict and manage the equitable delivery of public services
  • 8. Effective, responsive, accessible and fair justice systems promote the rule of law, including both formal and informal processes, with due consideration on the rights of the poor, women and vulnerable groups
  • 9. Strengthened capacities of national human rights institutions
  • 10. Strengthened national-, regional- and local-level capacity to implement anti-corruption initiatives
  • 11. National and local institutions have the capacities to reduce the impact of disasters, especially climate change related disasters, on vulnerable communities
  • 12. National and local institutions have the capacities to prevent, reduce and mitigate the impact of conflict
  • 13. National and local institutions have the capacities to fulfill key functions of government for recovery in early post-crisis situations
  • 14. Development plans and programmes integrate environmentally sustainable solutions in a manner that promotes poverty reduction, MDG achievement and low-emission climate-resilient development
  • 15. Local and national authorities have the capacities to access and integrate multiple sources of public and private environmental financing in support of sustainable human development, including gender equality and poverty reduction
  • 16. National and local governments and communities have the capacities to adapt to climate change and make inclusive and sustainable environment & energy decisions benefitting in particular under-served populations
Evaluation Budget(US $): 25,000
Source of Funding: Oficina
Joint Programme: No
Joint Evaluation: Yes
  • Joint with UN Agencies
  • Joint with OCR
Evaluation Team members:
Name Title Email Nationality
Leonardo Garnier Consultor
Karol Acón Consultora
GEF Evaluation: No
Key Stakeholders:
Countries: COSTA RICA
Lessons
1.

Se requiere de una comprensión común compartida sobre el rol del MANUD

Si se quiere que el MANUD se vuelva un instrumento útil, es necesario partir de una comprensión compartida entre los actores que se espera lo vayan utilizar de ¿qué es?, ¿para qué sirve? ¿cómo se relaciona con otros instrumentos de planificación (de las agencias y las contrapartes)? y ¿cómo se va a utilizar? Evidencia anecdótica que muestra que las distintas formas de entender el MANUD afectaron su formulación. Las distintas formas de entenderlo pueden pesar en la forma de implementación.


2.

Procesos participativos pero con resultados estratégicos

De la elaboración del MANUD 2013-2017 se puede aprender sobre la importancia de hacer explícitas las respuestas a las preguntas planteadas y la comprensión del rol que debe jugar el MANUD para evitar que, como lo señaló un funcionario: lo que al principio parecían coincidencias conceptuales luego se revelaron como discrepancias operativas.


Findings
1.

Coherencia general entre el presupuesto y las metas

En la elaboración del MANUD 2013-2017, se tenía la ilusión de contar con más fondos de los que  efectivamente se contó, debido al recorte de fondos españoles que se venían dando al SNU. Ante los recortes experimentados no se hicieron ajustes a las metas del MANUD, lo cual debía de haberse hecho para ajustar el alcance esperado de resultados de acuerdo con los recursos con los que se contaba, y así hacer una nueva priorización de lo que se haría con los recursos en efecto disponibles. El hecho de que no se dio ninguna revisión al respecto, puede ser indicativo del poco uso real que se le estaba dando a este instrumento para guiar la planificación y programación de las agencias.

 


Recommendations
1

No caer en la trampa de los nombres específicos

Una recomendación específica, a la luz de la experiencia, es que no hay que caer en poner “nombres” específicos a las actividades de MANUD, mencionando programas específicos de gobierno porque al cambiar de gobierno el siguiente no quiere esa especificidad

2

La sostenibilidad de las intervenciones 

Para propiciar la sostenibilidad de las intervenciones en el contexto de una alta rotación de los más altos jerarcas y equipos de confianza con los cambios de gobierno, una recomendación que surge es buscar formas en las que las capacidades queden instaladas en la institución que se está apoyando. Si se realizan los proyectos solo con personal que se sabe tiene altas posibilidades de irse de la institución cuando cambie el gobierno o con instancias ad-hoc que no forman parte normal de la institución, entonces la intervención no habrá fortalecido de forma sostenible a la institución. Pero si se enfoca el diseño de proyectos pensando en el fortalecimiento institucional y en la generación de capacidades que involucre a personal que tiene altas probabilidades de quedarse en la organización que se está apoyando y se articulan con la estructura institucional, se podrá lograr una mayor sostenibilidad de la intervención.

3

Un sistema de seguimiento y monitoreo simple y realista

Hay varias lecciones que se pueden extraer de la forma en que se planteó el seguimiento y monitoreo del MANUD 2013-2017. La primera de estas es la importancia de mejorar la selección de  indicadores para que sean SMART (específicos, mensurables, asequibles, pertinentes, sujetos a plazos), ya que los actuales son difusos, difíciles de medir, y muchos se quedan cortos para lo que quieren medir. También se aprendió sobre la deseabilidad de alinear la forma de reporte y en la medida de lo posible los indicadores con los de cada agencia lo más posible para que no constituya un trabajo extra. Y en tercer lugar, pero no menos importante, se aprendió sobre la necesidad de nombrar un equipo de trabajo responsable (con roles, tiempos de entrega) y de asignar recursos para el monitoreo y seguimiento desde el inicio, con el fin de viabilizar los procesos de seguimiento y análisis de la información.  

4

Claridad en la asignación de responsabilidades

Uno de los problemas que se tuvo en el MANUD 2013-2017 que influyó en su ejecución, es que en la mayoría de temas hay muchos actores apuntados como responsables o partícipes de las metas, pero a ninguno en particular se le dio una responsabilidad concreta. La lección aprendida es que cada actor debe escoger unos pocos temas y hacerse responsable de ellos.

Asimismo, debido a la alta rotación de funcionarios del SNU es necesario que queden claras las responsabilidades de cada agencia en cuanto a las metas que lidera, su rol en el monitoreo y en el financiamiento.

5

Fortalecer los espacios de coordinación

Tal y como se mencionó anteriormente, existe una sobre-planificación en el SNU cuyos efectos nocivos se agravan por lo pequeño de los equipos que tienen las oficinas. Es necesario ser más prácticos,  tener procesos más simples, objetivos más claros, y menos duplicaciones. Ante esta realidad, lo que se rescata es que más que la creación de más documentos estratégicos, lo que se requiere es pensar en cómo optimizar los espacios de coordinación. Estos espacios se pueden utilizar para conocer más sobre lo que los otros hacen y coordinar, e inclusive se puede pensar en espacios informales como almuerzos para compartir iniciativas que luego terminen en coordinación. También se deben tomar medidas para que los espacios de reuniones y coordinación sean altamente efectivos. Otro tema importante detectado es la necesidad de fortalecer la comunicación entre el Equipo país y los equipos operativos, pues evidencia anecdótica muestra que los acuerdos y diálogos que se realizan en el marco del Equipo país no siempre son conocidos por el resto del funcionariado.

6

Fortalecer medidas para aprender de la experiencia y convertirse en una plataforma de acceso al conocimiento global

Una limitación del quehacer de la cooperación brindada por el SNU es que, a juzgar por lo que indicaron varias personas entrevistadas, se carece de prácticas sistemáticas de efectivamente extraer y hacer disponibles las lecciones aprendidas de los proyectos realizados, lo cual, en el contexto de una alta rotación de personal del SNU y del gobierno, hace que se incurra en errores del pasado. Más allá de su importancia para diseñar intervenciones más eficaces y eficientes, este tema es vital para el posicionamiento futuro de las Naciones Unidas en el país y fortalecer su cooperación de manera que se aproveche su presencia en todo el mundo. El mayor aporte que el SNU puede darle a los países no surge del propio trabajo en el país, sino de esa síntesis del conocimiento global, del estado del arte en los temas en que se trabaje. Por esto es que el fortalecimiento de sus sistemas de información y conocimiento, plataformas para almacenarlo, sintetizarlo y compartirlo, y la formación de redes de expertos se vuelve primordial.

1. Recommendation:

No caer en la trampa de los nombres específicos

Una recomendación específica, a la luz de la experiencia, es que no hay que caer en poner “nombres” específicos a las actividades de MANUD, mencionando programas específicos de gobierno porque al cambiar de gobierno el siguiente no quiere esa especificidad

Management Response: [Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2016/11/22]

Se evitará mencionar programas específicos que se puedan identificar con un gobierno particular, para promoer la apropiación nacional de las iniciativas, y no la apropiación de un partido solamente. 

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Revisión del nuevo documento, para asegurar coherencia y evitar que sea un documento que tenga matices que se puedan interpretar como prioritarios para una administración particular, si no que sean prioritarios para el país.
[Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2018/11/07]
Oficina de la Coordinadora Residente 2017/02 Completed History
2. Recommendation:

La sostenibilidad de las intervenciones 

Para propiciar la sostenibilidad de las intervenciones en el contexto de una alta rotación de los más altos jerarcas y equipos de confianza con los cambios de gobierno, una recomendación que surge es buscar formas en las que las capacidades queden instaladas en la institución que se está apoyando. Si se realizan los proyectos solo con personal que se sabe tiene altas posibilidades de irse de la institución cuando cambie el gobierno o con instancias ad-hoc que no forman parte normal de la institución, entonces la intervención no habrá fortalecido de forma sostenible a la institución. Pero si se enfoca el diseño de proyectos pensando en el fortalecimiento institucional y en la generación de capacidades que involucre a personal que tiene altas probabilidades de quedarse en la organización que se está apoyando y se articulan con la estructura institucional, se podrá lograr una mayor sostenibilidad de la intervención.

Management Response: [Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2016/11/22]

Cuidar que los diferentes proyectos impulsados promuevan el fortalecimiento de las capacidades institucionales, no solamente las capacidades de aquellos funcionarios que suelen cambiar con los cambios de gobierno. 

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Promover desde el proceso de diseño la apropiación nacional y el fortalecimiento de las capacidades nacionales.
[Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2018/11/07]
Unidad de programas PNUD Costa Rica 2017/01 Completed Esto se ha estado realizando a lo largo del ciclo actual de programación, y se debe continuar a lo largo del próximo ciclo. History
3. Recommendation:

Un sistema de seguimiento y monitoreo simple y realista

Hay varias lecciones que se pueden extraer de la forma en que se planteó el seguimiento y monitoreo del MANUD 2013-2017. La primera de estas es la importancia de mejorar la selección de  indicadores para que sean SMART (específicos, mensurables, asequibles, pertinentes, sujetos a plazos), ya que los actuales son difusos, difíciles de medir, y muchos se quedan cortos para lo que quieren medir. También se aprendió sobre la deseabilidad de alinear la forma de reporte y en la medida de lo posible los indicadores con los de cada agencia lo más posible para que no constituya un trabajo extra. Y en tercer lugar, pero no menos importante, se aprendió sobre la necesidad de nombrar un equipo de trabajo responsable (con roles, tiempos de entrega) y de asignar recursos para el monitoreo y seguimiento desde el inicio, con el fin de viabilizar los procesos de seguimiento y análisis de la información.  

Management Response: [Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2016/11/22]

El nuevo UNDAF, y los nuevos documentos de CPD deben contar con indicadores que se ajusten a los estándares de GBR de la organización. Deben ser específicos, medibles, asequibles, pertinentes y sujetos a plazos. Solo con indicadores apropiados y con líneas de base debidamente identificadas se podrá contar con un sistema de monitoreo efectivo, que tenga roles debidamente identificados y plazos establecidos para cumplir con los hitos. 

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Diseño de un sistema de seguimiento simple y realista para el UNDAF
[Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2018/11/07]
Oficina de la coordinadora residente 2017/02 Completed History
Diseñar un sistema de seguimiento, monitoreo y un plan de evaluación realista para el CPD del PNUD
[Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2018/11/07]
Representante Residente Auxiliar, PNUD M&E PNUD 2017/03 Completed Esto se está contemplando en el proceso de diseño del nuevo CPD. Tambien se está haciendo a nivel de proyecto. History
4. Recommendation:

Claridad en la asignación de responsabilidades

Uno de los problemas que se tuvo en el MANUD 2013-2017 que influyó en su ejecución, es que en la mayoría de temas hay muchos actores apuntados como responsables o partícipes de las metas, pero a ninguno en particular se le dio una responsabilidad concreta. La lección aprendida es que cada actor debe escoger unos pocos temas y hacerse responsable de ellos.

Asimismo, debido a la alta rotación de funcionarios del SNU es necesario que queden claras las responsabilidades de cada agencia en cuanto a las metas que lidera, su rol en el monitoreo y en el financiamiento.

Management Response: [Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2016/11/22]

Es necesario que se establezcan con claridad las responsabilidades y roles que debe asumir cada agencia en el cumplimiento y SEGUIMIENTO del UNDAF. 

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
Establecimiento de roles y responsabilidades de las agencias en el cumplimiento y seguimiento periódico del UNDAF
[Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2018/11/07]
Oficina de la coordinadora residente 2017/01 Completed History
5. Recommendation:

Fortalecer los espacios de coordinación

Tal y como se mencionó anteriormente, existe una sobre-planificación en el SNU cuyos efectos nocivos se agravan por lo pequeño de los equipos que tienen las oficinas. Es necesario ser más prácticos,  tener procesos más simples, objetivos más claros, y menos duplicaciones. Ante esta realidad, lo que se rescata es que más que la creación de más documentos estratégicos, lo que se requiere es pensar en cómo optimizar los espacios de coordinación. Estos espacios se pueden utilizar para conocer más sobre lo que los otros hacen y coordinar, e inclusive se puede pensar en espacios informales como almuerzos para compartir iniciativas que luego terminen en coordinación. También se deben tomar medidas para que los espacios de reuniones y coordinación sean altamente efectivos. Otro tema importante detectado es la necesidad de fortalecer la comunicación entre el Equipo país y los equipos operativos, pues evidencia anecdótica muestra que los acuerdos y diálogos que se realizan en el marco del Equipo país no siempre son conocidos por el resto del funcionariado.

Management Response: [Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2016/11/22]

Se esta intentando trabajar mejor en la coordinación através de los diferentes grupos interagenciales, así como mediante la implementacion de iniciativas conjuntas. 

Key Actions:

6. Recommendation:

Fortalecer medidas para aprender de la experiencia y convertirse en una plataforma de acceso al conocimiento global

Una limitación del quehacer de la cooperación brindada por el SNU es que, a juzgar por lo que indicaron varias personas entrevistadas, se carece de prácticas sistemáticas de efectivamente extraer y hacer disponibles las lecciones aprendidas de los proyectos realizados, lo cual, en el contexto de una alta rotación de personal del SNU y del gobierno, hace que se incurra en errores del pasado. Más allá de su importancia para diseñar intervenciones más eficaces y eficientes, este tema es vital para el posicionamiento futuro de las Naciones Unidas en el país y fortalecer su cooperación de manera que se aproveche su presencia en todo el mundo. El mayor aporte que el SNU puede darle a los países no surge del propio trabajo en el país, sino de esa síntesis del conocimiento global, del estado del arte en los temas en que se trabaje. Por esto es que el fortalecimiento de sus sistemas de información y conocimiento, plataformas para almacenarlo, sintetizarlo y compartirlo, y la formación de redes de expertos se vuelve primordial.

Management Response: [Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2016/11/22]

Es importante contar, para lograr esto, con una estrategia apropiada de gestión de conocimiento. El sistema de monitoreo, y el establecimiento de responsabilidades claras puede contribuir a lograr esto. 

Key Actions:

Key Action Responsible DueDate Status Comments Documents
El PNUD en particular está elaborando una estrategia de gestión de conocimiento, y de articulación de iniciativas.
[Added: 2016/11/22] [Last Updated: 2018/11/07]
Representante Residente Auxiliar, PNUD M&E, PNUD 2017/06 Completed History

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