Evaluation à miparcours du P.A.G.S. (GPAO révisé)

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Evaluation Plan:
2012-2018, Senegal
Evaluation Type:
Project
Planned End Date:
03/2016
Completion Date:
03/2016
Status:
Completed
Management Response:
Yes
Evaluation Budget(US $):
12,000

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Title Evaluation à miparcours du P.A.G.S. (GPAO révisé)
Atlas Project Number:
Evaluation Plan: 2012-2018, Senegal
Evaluation Type: Project
Status: Completed
Completion Date: 03/2016
Planned End Date: 03/2016
Management Response: Yes
Focus Area:
  • 1. Democratic Governance
  • 2. Others
Corporate Outcome and Output (UNDP Strategic Plan 2014-2017)
  • 1. Output 2.1. Parliaments, constitution making bodies and electoral institutions enabled to perform core functions for improved accountability, participation and representation, including for peaceful transitions
Evaluation Budget(US $): 12,000
Source of Funding: TRAC
Evaluation Expenditure(US $): 11,000
Joint Programme: No
Joint Evaluation: No
Evaluation Team members:
Name Title Email Nationality
Papa Demba SECK Consultant International SENEGAL
GEF Evaluation: No
Key Stakeholders:
Countries: SENEGAL
Lessons
1.

Pour analyser toutes ces questions et proposer des pistes de solutions, le DAP de 2013 a prévu expressément ce qui suit, à titre de rappel : « L’évaluation à mi-parcours déterminera les progrès en cours vers l’atteinte des produits du programme et identifiera au besoin, les corrections nécessaires. Elle se concentrera sur la pertinence, la cohérence, l’efficacité et l’efficience tout en soulignant les questions méritant une décision et des actions. Elle présentera les leçons tirées de l’expérience initiale du programme en termes de formulation et de mise en œuvre », depuis la date de signature. A l’analyse, il peut alors s’avérer plus pertinent de changer d’orientation, d’objectifs, de stratégie de mise en œuvre et de démarche et, pas seulement d’activités. Et, l’évaluation est justement le bon moment choisi pour mener, ensemble, une telle réflexion qui, n’écarte a priori, aucune solution


Findings
1.

Le proejt a besoin d'etre réorienté


Recommendations
1

Exiger que toutes les données concernant les dépenses sur la contribution de l’Etat en 2014 et 2015, soient fournies par  le Coordonnateur de l’UGP à la DI, avec copies au PNUD et, à la Direction de la Bonne Gouvernance (qui transmettra aux autorités du Ministère) : éventuelles autorisations des réaménagements budgétaires et documents y relatifs, pièces justificatives des dépenses, aux fins de contrôle par la DI, puis de mise à disposition pour l’audit des fonds de la contrepartie, à organiser sans délai

2

 Veiller à formuler des cibles annuelles, sans équivoque et claires dans le narratif et dans leur quantification, au moment de l’élaboration des PTA, pour faciliter l’évaluation du programme

3

Pour gérer ce nouveau Programme, il faudra aussi éviter de mettre en place une structure onéreuse qui consomme plus de la moitié de la moitié du budget dans du fonctionnement et, avec laquelle il pourrait encore y avoir d’énormes difficultés de collaboration et de communicationPour gérer ce nouveau Programme, il faudra aussi éviter de mettre en place une structure onéreuse qui consomme plus de la moitié de la moitié du budget dans du fonctionnement et, avec laquelle il pourrait encore y avoir d’énormes difficultés de collaboration et de communication

4

Nonobstant l’audit financier des fonds du budget mis à disposition du programme par l’Etat, organiser rapidement une mission de contrôle d’effectivité et de la qualité technique des réalisations présentées et, des procédures de mise en œuvre : qualité des TDR, des procédures de recrutement des consultants, qualité des rapports des consultants et comptes rendus ou rapports d’ateliers, des rapports d’activités, fonctionnement du dispositif de suivi-évaluation- contrôle, etc., analyse des procédures d’exécution technique, de gestion du personnel (analyse des démissions répétées), analyse qualité-prix et délais de toutes les activités réalisées, aux fins de vérification, de diagnostic et de propositions (sur tous les aspects non pris en compte par une mission d’audit).

5

Pour plus de clarté et de précisions dans la reddition des comptes et, quel que soit le format du rapport annuel d’activités ou « rapport de progrès », exiger un compte rendu détaillé des dépenses effectuées, en suivant scrupuleusement le même format utilisé pour la présentation des prévisions budgétaires dans les PTA. Et, ensuite utiliser ce format séparément par bailleur, avec des explications claires devant chaque ligne de dépense (ou dans le texte en cas de besoin d’explications plus longues)

6

Définir clairement les relations hiérarchiques et fonctionnelles, leurs contenus, les procédures de collaboration et surtout de communication y relatives entre l’UGP, la Direction de la Bonne Gouvernance, le Cabinet et le PNUD

7

Exiger de tous le respect de ces règles et procédures et prévoir des sanctions en cas de refus ou de manquement grave. Et, lier le renouvellement annuel des contrats aux performances dans l’accomplissement des tâches définies.

8

Une révision à fond du programme, voire une refonte totale, (en poursuivant cependant les processus encourageants déjà entamés), en se concentrant sur un  nombre limité de secteurs ou secteurs à fort impact en matière de gouvernance, tant du côté de l’administration et de la société civile (par exemple la bonne gouvernance judiciaire et les droits de l’homme, prise en compte du genre dans le PSE et l’Acte 3 de la décentralisation, la gouvernance politique-électorale-). Cette réorientation est également nécessaire par le fait que la Gouvernance économique et financière a son propre DAP, l’assemblée Nationale aussi, qui constituait le pilier de la composante gouvernance politique, l’OFNAC également. Quant à l’appui aux collectivités des chevauchements sont à éviter avec le PNDL ou les nombreux programmes intervenant dans ce domaine et, peut-être essayer de mutualiser les actions

9

Eviter dans ce nouveau programme, des actions microscopiques et dispersés entre plusieurs interlocuteurs-partenaires, raisonner en paquets de services ou d’actions pouvant avoir un effet réel et visible à partir du court terme.

1. Recommendation:

Exiger que toutes les données concernant les dépenses sur la contribution de l’Etat en 2014 et 2015, soient fournies par  le Coordonnateur de l’UGP à la DI, avec copies au PNUD et, à la Direction de la Bonne Gouvernance (qui transmettra aux autorités du Ministère) : éventuelles autorisations des réaménagements budgétaires et documents y relatifs, pièces justificatives des dépenses, aux fins de contrôle par la DI, puis de mise à disposition pour l’audit des fonds de la contrepartie, à organiser sans délai

Management Response: [Added: 2016/12/30] [Last Updated: 2017/01/16]

Etant donné que les activités du projet sont arretees en faveur de la formulation d’un nouveau projet, le PNUD et le Ministere de tutelle veilleront a plus de visibilité au niveau de l’allocation et l’utilisation des ressources de l’état.

Key Actions:

2. Recommendation:

 Veiller à formuler des cibles annuelles, sans équivoque et claires dans le narratif et dans leur quantification, au moment de l’élaboration des PTA, pour faciliter l’évaluation du programme

Management Response: [Added: 2016/12/30] [Last Updated: 2017/01/16]

Des formations sur la GAR seront systématiquement organisées à l’intention des équipes des projets et du staff du PNUD afin d’assurer que le cadre des résultats du PTA obéisse à la logique.

Key Actions:

3. Recommendation:

Pour gérer ce nouveau Programme, il faudra aussi éviter de mettre en place une structure onéreuse qui consomme plus de la moitié de la moitié du budget dans du fonctionnement et, avec laquelle il pourrait encore y avoir d’énormes difficultés de collaboration et de communicationPour gérer ce nouveau Programme, il faudra aussi éviter de mettre en place une structure onéreuse qui consomme plus de la moitié de la moitié du budget dans du fonctionnement et, avec laquelle il pourrait encore y avoir d’énormes difficultés de collaboration et de communication

Management Response: [Added: 2016/12/30] [Last Updated: 2017/01/16]

La rationalisation des effectifs de projets a été discutée avec le Ministère des Finances et le profil du personnel reflètera les besoins de l’appui du PNUD

Key Actions:

4. Recommendation:

Nonobstant l’audit financier des fonds du budget mis à disposition du programme par l’Etat, organiser rapidement une mission de contrôle d’effectivité et de la qualité technique des réalisations présentées et, des procédures de mise en œuvre : qualité des TDR, des procédures de recrutement des consultants, qualité des rapports des consultants et comptes rendus ou rapports d’ateliers, des rapports d’activités, fonctionnement du dispositif de suivi-évaluation- contrôle, etc., analyse des procédures d’exécution technique, de gestion du personnel (analyse des démissions répétées), analyse qualité-prix et délais de toutes les activités réalisées, aux fins de vérification, de diagnostic et de propositions (sur tous les aspects non pris en compte par une mission d’audit).

Management Response: [Added: 2017/01/16]

Le projet a fait l’objet d’un audit NIM au titre de l’année 2015 et dont le résultat a été unsatisfactory.

Par ailleurs, des revue ponctuelles ainsi que les missions conjointes Ministère des Finances et PNUD seront organises pour l ensemble du portefeuille de programme.

Key Actions:

5. Recommendation:

Pour plus de clarté et de précisions dans la reddition des comptes et, quel que soit le format du rapport annuel d’activités ou « rapport de progrès », exiger un compte rendu détaillé des dépenses effectuées, en suivant scrupuleusement le même format utilisé pour la présentation des prévisions budgétaires dans les PTA. Et, ensuite utiliser ce format séparément par bailleur, avec des explications claires devant chaque ligne de dépense (ou dans le texte en cas de besoin d’explications plus longues)

Management Response: [Added: 2017/01/16]

Un nouveau format de rapport de progrès a été mis en place en vue de faciliter le reporting en dégageant les évidences

Key Actions:

6. Recommendation:

Définir clairement les relations hiérarchiques et fonctionnelles, leurs contenus, les procédures de collaboration et surtout de communication y relatives entre l’UGP, la Direction de la Bonne Gouvernance, le Cabinet et le PNUD

Management Response: [Added: 2017/01/16]

Ces éléments seront pris en compte dans le nouveau projet en remplacement de celui ayant fait l’objet de l’évaluation.

Key Actions:

7. Recommendation:

Exiger de tous le respect de ces règles et procédures et prévoir des sanctions en cas de refus ou de manquement grave. Et, lier le renouvellement annuel des contrats aux performances dans l’accomplissement des tâches définies.

Management Response: [Added: 2017/01/16]

En concertation avec le Ministère des Finance, organe de coordination du programme du PNUD, il a été retenu que le personnel des projets sera évalué et que le renouvellement des contrats dépendra de leur niveau de performances.

Key Actions:

8. Recommendation:

Une révision à fond du programme, voire une refonte totale, (en poursuivant cependant les processus encourageants déjà entamés), en se concentrant sur un  nombre limité de secteurs ou secteurs à fort impact en matière de gouvernance, tant du côté de l’administration et de la société civile (par exemple la bonne gouvernance judiciaire et les droits de l’homme, prise en compte du genre dans le PSE et l’Acte 3 de la décentralisation, la gouvernance politique-électorale-). Cette réorientation est également nécessaire par le fait que la Gouvernance économique et financière a son propre DAP, l’assemblée Nationale aussi, qui constituait le pilier de la composante gouvernance politique, l’OFNAC également. Quant à l’appui aux collectivités des chevauchements sont à éviter avec le PNDL ou les nombreux programmes intervenant dans ce domaine et, peut-être essayer de mutualiser les actions

Management Response: [Added: 2017/01/16]

La formulation d’un nouveau projet plus adapte au contexte du Plan Sénégal Emergent a été retenu. Ce projet capitalisera sur les activités et résultats déjà obtenus et prendra en compte le programme national de bonne gouvernance

Key Actions:

9. Recommendation:

Eviter dans ce nouveau programme, des actions microscopiques et dispersés entre plusieurs interlocuteurs-partenaires, raisonner en paquets de services ou d’actions pouvant avoir un effet réel et visible à partir du court terme.

Management Response: [Added: 2017/01/16]

Ces élements seront pris en compte dans le cadre du nouveau programme

Key Actions:

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