BRA/15/002 - Expansao da Capacidade Institucional para o Estabelecimento de Indicadores das Atividades de Ensino no Pais.

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Evaluation Plan:
2017-2021, Brazil
Evaluation Type:
Mid Term Project
Planned End Date:
04/2018
Completion Date:
04/2018
Status:
Completed
Management Response:
Yes
Evaluation Budget(US $):
10,000

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Title BRA/15/002 - Expansao da Capacidade Institucional para o Estabelecimento de Indicadores das Atividades de Ensino no Pais.
Atlas Project Number: 00090093
Evaluation Plan: 2017-2021, Brazil
Evaluation Type: Mid Term Project
Status: Completed
Completion Date: 04/2018
Planned End Date: 04/2018
Management Response: Yes
UNDP Signature Solution:
  • 1. Poverty
Corporate Outcome and Output (UNDP Strategic Plan 2018-2021)
  • 1. Output 1.1.1 Capacities developed across the whole of government to integrate the 2030 Agenda, the Paris Agreement and other international agreements in development plans and budgets, and to analyse progress towards the SDGs, using innovative and data-driven solutions
  • 2. Output 1.1.2 Marginalised groups, particularly the poor, women, people with disabilities and displaced are empowered to gain universal access to basic services and financial and non-financial assets to build productive capacities and benefit from sustainable livelihoods and jobs
SDG Goal
  • Goal 1. End poverty in all its forms everywhere
  • Goal 17. Strengthen the means of implementation and revitalize the Global Partnership for Sustainable Development
SDG Target
  • 1.1 By 2030, eradicate extreme poverty for all people everywhere, currently measured as people living on less than $1.25 a day
  • 1.2 By 2030, reduce at least by half the proportion of men, women and children of all ages living in poverty in all its dimensions according to national definitions
  • 17.18 By 2020, enhance capacity-building support to developing countries, including for least developed countries and small island developing States, to increase significantly the availability of high-quality, timely and reliable data disaggregated by income, gender, age, race, ethnicity, migratory status, disability, geographic location and other characteristics relevant in national contexts
Evaluation Budget(US $): 10,000
Source of Funding: Government Cost Sharing
Evaluation Expenditure(US $): 10,000
Joint Programme: No
Joint Evaluation: No
Evaluation Team members:
Name Title Email Nationality
GEF Evaluation: No
Key Stakeholders: Ministry of Education, INEP
Countries: BRAZIL
Lessons
Findings
Recommendations
1

- Elaboração pela UGP de um documento explicativo/instrucional com orientações gerais sobre o Prodoc para serem entregues aos novos coordenadores e ao Diretor Nacional do Projeto, já que a mudança desses gestores no Projeto é consequência de mudanças de gestores do Inep.

- Prática de apresentação presencial do Projeto pelo Coordenador-Executivo e pela UGP a novos coordenadores de Projeto.

- Se é entendido que é melhor para a gestão do Projeto ter uma coordenação por Produto de Projeto, é recomendável haver uma equipe de trabalho, ligada diretamente ao coordenador do Projeto, que seja responsável, na prática, pela execução do Prodoc, sendo responsável pelo monitoramento das atividades, participando da elaboração de Termos de Referência e da seleção de consultorias, fazendo interlocução com a UGP, realizando a tramitação de documentos e processos, entre outras atribuições administrativas.

- Os coordenadores deveriam realizar reuniões de trabalho com as equipes para apresentar e discutir o Projeto. Elaborar textos explicativos/instrucionais para distribuir à equipe é uma estratégia que pode melhorar o envolvimento dos servidores.

2

- O Inep desenvolver a cultura de planejamento formal com a inclusão de compromissos relacionados à execução do Projeto pode melhorar o desempenho institucional em relação ao Projeto.

- Como há uma descentralização na gestão do Prodoc, é recomendável que os coordenadores estabeleçam prazos para elaboração de TRs e realização de processos de seleção. Atrasos devem ser justificados.

- O Inep deveria definir claramente as atribuições da UGP e informar a todas as áreas do Instituto que trabalham com cooperação internacional.

- Reestruturar o Prodoc para atender ao planejamento das áreas e à sua capacidade de execução. Planejamento estratégico com duração de pelo menos quatro anos contribui para dar estabilidade ao Projeto, pois não é recomendável mudar o Projeto a cada mudança de Coordenador de Produto.

- Incluir como parte do processo de trabalho das consultorias a disseminação interna e, dependendo da natureza do trabalho, até externa. A disseminação contribui para o aprendizado institucional e é uma forma de responsabilização quanto à qualidade das consultorias, tanto para os coordenadores, quanto para os consultores. -

A UGP deveria elaborar materiais explicativos/instrucionais sobre as estratégias de implementação (contratação de Pessoa Física e Jurídica, agências implementadoras, etc) para distribuir para os coordenadores de Projeto.

- Se forem feitas revisões substantivas ainda no Prodoc, realizá-las com a participação das equipes relacionadas à execução do Projeto.

- Em consultorias que dependem de dados que não são públicos, a coordenação do Projeto deve obter garantias de que as áreas produtoras e a Diretoria de TI tenham condições de liberar tais bases para consultoria. Recomendável que seja feita consulta aos responsáveis pelas bases com resposta formal de liberação, incluindo na resposta o prazo estimado para tal liberação.

 - A gestão do Inep deveria criar condições para que servidores do Instituto sejam lotados na UGP para fortalecimento institucional da Unidade e possibilitar que algumas ações, que só podem ser realizadas por servidores públicos, possam ser feitas por profissionais lotados na própria UGP

1. Recommendation:

- Elaboração pela UGP de um documento explicativo/instrucional com orientações gerais sobre o Prodoc para serem entregues aos novos coordenadores e ao Diretor Nacional do Projeto, já que a mudança desses gestores no Projeto é consequência de mudanças de gestores do Inep.

- Prática de apresentação presencial do Projeto pelo Coordenador-Executivo e pela UGP a novos coordenadores de Projeto.

- Se é entendido que é melhor para a gestão do Projeto ter uma coordenação por Produto de Projeto, é recomendável haver uma equipe de trabalho, ligada diretamente ao coordenador do Projeto, que seja responsável, na prática, pela execução do Prodoc, sendo responsável pelo monitoramento das atividades, participando da elaboração de Termos de Referência e da seleção de consultorias, fazendo interlocução com a UGP, realizando a tramitação de documentos e processos, entre outras atribuições administrativas.

- Os coordenadores deveriam realizar reuniões de trabalho com as equipes para apresentar e discutir o Projeto. Elaborar textos explicativos/instrucionais para distribuir à equipe é uma estratégia que pode melhorar o envolvimento dos servidores.

Management Response: [Added: 2018/10/03] [Last Updated: 2018/10/03]

INEP se compromete a melhorar a gestão do projeto, envolvendo mais os técnicos e aumentando a participação das equipes relacionadas à execução do Projeto.

Key Actions:

2. Recommendation:

- O Inep desenvolver a cultura de planejamento formal com a inclusão de compromissos relacionados à execução do Projeto pode melhorar o desempenho institucional em relação ao Projeto.

- Como há uma descentralização na gestão do Prodoc, é recomendável que os coordenadores estabeleçam prazos para elaboração de TRs e realização de processos de seleção. Atrasos devem ser justificados.

- O Inep deveria definir claramente as atribuições da UGP e informar a todas as áreas do Instituto que trabalham com cooperação internacional.

- Reestruturar o Prodoc para atender ao planejamento das áreas e à sua capacidade de execução. Planejamento estratégico com duração de pelo menos quatro anos contribui para dar estabilidade ao Projeto, pois não é recomendável mudar o Projeto a cada mudança de Coordenador de Produto.

- Incluir como parte do processo de trabalho das consultorias a disseminação interna e, dependendo da natureza do trabalho, até externa. A disseminação contribui para o aprendizado institucional e é uma forma de responsabilização quanto à qualidade das consultorias, tanto para os coordenadores, quanto para os consultores. -

A UGP deveria elaborar materiais explicativos/instrucionais sobre as estratégias de implementação (contratação de Pessoa Física e Jurídica, agências implementadoras, etc) para distribuir para os coordenadores de Projeto.

- Se forem feitas revisões substantivas ainda no Prodoc, realizá-las com a participação das equipes relacionadas à execução do Projeto.

- Em consultorias que dependem de dados que não são públicos, a coordenação do Projeto deve obter garantias de que as áreas produtoras e a Diretoria de TI tenham condições de liberar tais bases para consultoria. Recomendável que seja feita consulta aos responsáveis pelas bases com resposta formal de liberação, incluindo na resposta o prazo estimado para tal liberação.

 - A gestão do Inep deveria criar condições para que servidores do Instituto sejam lotados na UGP para fortalecimento institucional da Unidade e possibilitar que algumas ações, que só podem ser realizadas por servidores públicos, possam ser feitas por profissionais lotados na própria UGP

Management Response: [Added: 2018/10/03] [Last Updated: 2018/10/03]

INEP se compromete a melhorar a gestão do projeto, definindo claramente as atribuições da UGP e informar a todas as áreas do Instituto que trabalham com cooperação internacional.

Key Actions:

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